Moments-clés

En fonction de votre nationalité et du pays dans lequel le congrès a lieu, vous pourriez être tenu d'obtenir un visa afin de pouvoir vous y rendre. Veuillez contacter l'ambassade / consulat de votre pays la plus proche de chez vous pour vérifier la totalités des conditions concernant l'obtention d'un visa.

Vous pouvez faire une demande de:

• Visa Touristique
• ou d'un Visa d'Affaires

Nous vous encourageons fortement à faire une simple demande de Visa Touristique, car une demande de Visa d'Affaires requiert un grand nombre de documents justificatifs.

Si, cependant, vous souhaitez faire une demande de Visa d'Affaires, nous pouvons vous envoyer une Lettre de Convocation qui portera le tampon du SIEGE SOCIAL DE L'AOP. Vous pouvez également être tenu de fournir des documents justificatifs supplémentaires tel qu'une réservation d'hôtel. L'AOP est dans l'incapacité de vous fournir des justificatifs supplémentaires, il en relève de votre responsabilité.

Pour obtenir votre Lettre de Convocation veuillez suivre la procédure établie ci-dessous.

Quelle est la procédure?

• S'inscrire au congrès au moins six semaines à l'avance (le délai entre l'inscription et la reception de votre facture varie entre dix et quinze jours ouvrés, le délai d'obtention du visa varie d'un pays à l'autre).
• Une fois que votre inscription a été traitée, nous vous enverrons une facture, prenez soin de noter son numéro.
• Remplir ce formulaire de demande sans oublier d'inclure votre numéro de facture dans le champ correspondant.
• Votre Lettre de Convocation vous sera envoyée par email dans les 3 jours ouvrés.

FAQS

Q: Pourquoi n'ai-je pas encore reçu mon numéro de facture?
A: Une fois inscrit vous recevrez votre facture dans les dix à quinze jours ouvrés. Du fait du grand nombre de demandes que nous devons traiter, nous sommes dans l'incapacité de réduire ce délai. Si vous vous êtes inscrits il y a plus de quinze jours, veuillez nous contacter pour en savoir plus sur le statut de votre inscription.

Q: Puis-je faire une demande de Lettre de Convocation sans avoir mon numéro de facture?
A: Non, vous devez inclure votre numéro de facture dans le formulaire de demande. Toute demande incomplète ne sera pas prise en compte.

Q: Je travaille pour une entreprise exposante et je n'ai pas de numéro de facture individuel pour mon inscription. Que dois-je faire?
A: Vous devez vous procurer le numéro de facture de votre entreprise qui correspond à leur participation au congrès. Ensuite, suivez les étapes normales en utilisant ce numéro de facture et remplissez les informations supplémentaires requises.

Q: Je suis un orateur du congrès et ne possède pas de numéro de facture, que dois-je faire?
A: Dans l'espace attribué au numéro de facture, veuillez indiquer "j'ai été invité en tant qu'orateur".

Q: J'ai besoin de plus d'informations concernant les exigences relatives au visa.
A: Veuillez contacter l'ambassade/consulat de votre pays pour obtenir la totalité des informations concernant les visas et les exigences spécifiques en fonction de votre nationalité.

Q: Ma demande de visa a été refusée. Puis-je obtenir un remboursement?
A: Oui, vous devez nous envoyer la réponse écrite officielle de l'Ambassade ou du Consulat par email ou fax. Une fois que nous aurons reçu ce document, nous vous rembourserons la totalité du montant payé moins les 30 euros de frais administratifs. Veuillez noter que nous ne pouvons pas vous rembourser si vous ne nous fournissez pas de document officiel.