Exposer - AOP 2024 Sponsoriser AOP FAQ

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Niveaux de sponsoring
PPS

FAQ

1. Réservation 2. Conditions Générales de Vente 3. Logistique du stand 4. Sessions sponsorisées 5. Produits sponsorisés 6. Subventions éducatives 7. Activités du stand 8. Inscriptions / badges 9. Confidentialité et sécurité 10. Réglementations de l'exposition 11. Formats du congrès

1. Réservation

1.1. Comment réserver un stand ?

Pour demander un stand, une entreprise doit passer une commande via la plateforme en ligne de l'AOP.

Aucune demande d'espace d'exposition ne sera acceptée par téléphone ou par e-mail.
Sélectionnez votre espace de stand sur le plan interactif
Procédez au paiement
Un e-mail automatique est immédiatement envoyé avec la facture correspondante une fois la commande validée.
Le paiement de l'acompte demandé doit être effectué dans les 72 heures.

Pour savoir quels emplacements sont disponibles, vous pouvez les consulter directement en ligne, en passant par le plan interactif:

Tous les stands disponibles sont marqués en vert
Passez votre souris sur le stand pour voir les prix, la taille et le niveau de parrainage requis.
Sélectionnez le stand et réservez

Si le stand que vous souhaitez réserver n'est pas disponible, nous pouvons vous mettre sur une liste d'attente en fonction de vos besoins particuliers (par exemple, pour un étage en particulier). Pour ce faire, veuillez contacter l'équipe de vente par e-mail en précisant vos besoins et notre équipe sera heureuse de vous aider dans la mesure du possible.

1.2. Quelles informations dois-je fournir pour réserver un stand?

Pour réserver un stand, vous devez nous fournir les informations suivantes :

Proﬁle de l'entreprise (historique de l'entreprise, énoncé de mission, biographies de l'équipe de direction et liste des membres du conseil d'administration).
Votre nom et vos coordonnées (e-mail, numéro de téléphone, etc.)
Site web de l'entreprise
Pays où l'entreprise est située
Les produits et/ou services que l'entreprise souhaite exposer (par exemple, des brochures de produits).

1.3. Quel est le niveau de parrainage requis?

Au sein de l'exposition, certains stands nécessitent un niveau de parrainage particulier, d'autres non. Les stands avec un niveau de parrainage minimum ne peuvent être réservés que lorsque le niveau requis est atteint. Le niveau de parrainage requis est fonction de la taille du stand et de son emplacement.

Le niveau de parrainage minimum requis fait référence à l'investissement minimum qui doit être atteint pour pouvoir confirmer la commande avec le stand que vous avez sélectionné.

Pour atteindre le niveau de parrainage, les montants suivants sont pris en considération :

Prix du stand (le prix du stand fait partie de l'investissement pour atteindre le niveau de parrainage requis)
Dépenses sur les produits du catalogue

Un certain nombre de badges d'exposants sont automatiquement inclus en fonction du niveau de parrainage.

Veuillez noter que, selon le congrès, la construction du stand peut être prise en considération dans le cadre du niveau de parrainage. Cependant, dans la plupart des cas, il s'agit d'un produit supplémentaire qui ne compte pas dans le cadre d'un parrainage.

Si vous souhaitez réserver un stand sans aucun autre produit, nous vous recommandons de réserver un stand avec un "parrainage standard". Cela signifie qu'aucun investissement minimum n'est requis pour réserver le stand.

1.4. Puis-je réserver plusieurs stands?

Chaque entreprise ne peut réserver qu'un seul stand. Nous respectons strictement cette règle pour les raisons suivantes :

Circulation : notre hall d'exposition a été soigneusement conçu pour faciliter la circulation et permettre une exposition maximale de chaque espace de stand.
Diversité : les participants bénéficient d'un choix optimal de produits et de services, et la diversité de la taille des stands reflète ce qui se passe sur le marché aujourd'hui.

1.5. Où puis-je voir qui a réservé un stand et son emplacement?

Directement sur le plan de l'exposition ici. Placez votre souris sur les stands rouges pour voir quelle entreprise les a réservées sous "Réservé par".

Pour consulter la liste complète des participants, il suffit de se référer à la Liste des sponsors - Une fois que vous êtes sur la liste, vous pouvez :
- Organiser les entreprises par ordre alphabétique, par pays et par niveau de parrainage
- Saisir le nom de l'entreprise que vous recherchez dans la barre de recherche
Les entreprises figurant sur la liste "sponsor en cours" sont des entreprises exposantes potentielles qui nous ont contactés et ont manifesté leur intérêt pour notre prochain événement.

NOTA: AOP se réserve le droit de modifier le plan à tout moment. Après l'attribution de l'espace, les exposants acceptent d'être relocalisés dans un autre espace équivalent, si nécessaire, et ce, sous le jugement de l'Organisateur.

1.6. Puis-je parrainer des produits sans réserver un stand et quels produits?

Oui, vous pouvez le faire. Consultez la liste des produits qui peuvent être parrainés sans exposer sur la plateforme en ligne.

D'autres produits nécessitent la réservation d'un stand.

1.7. Qu'en est-il du "PPS" et comment puis-je en obtenir?

Le système de points de priorité est conçu pour récompenser votre fidélité et le niveau de votre soutien.

Ce système encourage la cohérence et la transparence dans l'attribution des espaces d'exposition. En d'autres termes, plus le nombre total de points de priorité d'un exposant est élevé, plus il aura accès à l'espace d'exposition privilégié et à d'autres avantages.

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur le PPS, comme les critères, l'allocation, les groupes et les règlements ici.

1.8. Puis-je modifier, annuler ou compléter ma commande?

EN CAS DE CHANGEMENT DE STAND :
1. Vérifiez d'abord les points suivants, en ligne :
- Le nouveau stand que vous souhaitez acheter est toujours disponible
- Le montant total de votre investissement ne diminue pas
2. Envoyez-nous un simple e-mail à industry@aopcongress.com :
- Stand à échanger
- Stand à remplacer
3. Attendez notre retour d'approbation et gardez précieusement ce "OK".

4. Par l'intermédiaire de notre système, notre équipe procède à l'échange de stands.

5. Pour résumer, vous obtenez :
- Une facture correspondant à votre commande initiale
- Une note de crédit annulant votre commande initiale
- Une nouvelle facture correspondant à votre nouvelle commande
EN CAS DE CHANGEMENT DE PRODUIT(S):
6. Vérifiez d'abord les points suivants, en ligne :
- Le nouveau produit que vous souhaitez acheter est encore disponible.
- Le montant total de votre investissement ne diminue pas
- La modification est demandée avant la date limite du produit annulé, indiquée dans la section "Vous fournissez" de la description du produit.
7. Envoyez-nous un simple e-mail à industry@aopcongress.com :
- Produit(s) à échanger
- Produit(s) à remplacer
8. Attendez notre retour d'approbation et gardez précieusement ce "OK".

9. Connectez-vous à votre compte dans le délai imparti

10. Ajoutez le ou les produits que vous souhaitez acheter et passez à la caisse - la facture correspondante vous est automatiquement envoyée par courrier électronique.

11. En parallèle, notre équipe procède à l'échange du ou des produits par le biais de notre système et vous envoie par e-mail la note de crédit correspondante.

12. Pour résumer, vous obtenez:
- Une facture correspondant à votre commande initiale
- Une facture correspondant à vos produits supplémentaires
- Une note de crédit correspondant à vos produits retirés
Vous pouvez ajouter des produits à tout moment directement sur le web grâce à votre compte personnel dédié. Connectez-vous à votre compte pour accéder facilement à votre panier et consulter vos commandes précédentes. L'ajout de produit(s) augmente immédiatement votre niveau de parrainage.

1.9. Comment puis-je réserver mon stand pour le prochain congrès?

Tous les stands sont réservés strictement et uniquement via la plateforme en ligne, selon le principe du premier arrivé, premier servi.

La réservation anticipée de stands, avant l'ouverture de la plate-forme, n'est pas autorisée.

Si vous souhaitez être parmi les premiers à recevoir le Guide de l'exposant dès qu'il sera prêt, nous vous conseillons d'envoyer un e-mail à sales@aopcongress.com en déclarant votre intérêt pour le congrès de votre choix (vous serez immédiatement répertorié comme contributeur prévalent).

1.10. Est-il possible de sous-louer mon stand?

L'exposant ne peut pas sous-louer l'espace qu'il a réservé à une autre société, une division de la même entreprise ou un agent légalement autorisé. La rupture de cet accord entraînera l'expulsion immédiate de l'une ou des deux parties.

La mise en place d'une signalétique promotionnelle ou la promotion indirecte d'enseignes, de marques, de produits de raisons sociales diﬀerentes de celles de l'exposant est interdite. Tout objet ou élément jugé non conforme doit être retiré dès la première sommation et sans compensation, AOP peut agir pour le compte du contrevenant sans autre avertissement.

1.11. Je suis intéressé par une exposition l'année prochaine, puis-je visiter pendant le congrès?

Oui ! Si vous souhaitez visiter pendant le congrès, vous pouvez vous inscrire à une visite guidée d'une heure organisée sur place par notre personnel. Notre guide vous montrera les salles de conférence, le hall d'exposition et les commodités, mais vous ne pourrez pas vous déplacer par vous-même dans l'enceinte du congrès.

Pour vous inscrire à la visite guidée, veuillez nous contacter ici avec votre nom complet, votre numéro de téléphone et votre e-mail.

1.12. Exonération de la TVA

Pour tous nos congrès hors de France, nos factures sont établies à partir de nos bureaux à Hong Kong et n'incluent pas la TVA.
En ce qui concerne notre congrès en France, les factures sont établies par notre siège social en France et il existe 3 possibilités :
A. Si votre entreprise est enregistrée en France
> La facture inclut la TVA
B. Si votre entreprise est enregistrée dans un État membre de l'Union européenne
> La facture est exonérée de TVA avec l'obligation de fournir les 3 éléments suivants :
C. Si votre entreprise est enregistrée dans un pays hors de l'Union européenne
> La facture est exonérée de la TVA avec l'obligation de fournir les éléments suivants :
NOTA:
○ Tous les documents relatifs à l'exonération de la TVA DOIVENT être téléchargés via la plateforme au moment de la commande. Aucun document ou demande d'exemption de TVA ne sera accepté après la passation de la commande.
○ Si les documents requis ne sont pas validés par nos experts fiscaux, nous annulerons votre facture existante et la réémettrons en incluant la TVA.
○ En cas de mise à jour des instructions données par nos entités autorisées en France, nous procéderons à l'inclusion de la TVA sur nos Factures.
○ Si vous êtes éligible à l'exonération fiscale et que vous avez été facturé avec la TVA, vous pouvez toujours demander le remboursement du montant de la taxe directement dans votre pays auprès des autorités fiscales locales.

2. Conditions Générales de Vente

2.1. Priorité d'achat

Tous les produits sont soumis à la disponibilité. En cas de surréservation, les commandes seront traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi. En cas d'offre antérieure du même produit au moment de sa réception, AOP se réserve le droit de retirer le produit choisi. Dans ce cas, AOP prendra contact avec le client pour l'informer et discuter d'autres options alternatives.

2.2. Confirmation de la commande et facture

En soumettant le bon de commande via notre portail en ligne, l'acheteur fait officiellement une offre juridiquement contraignante à AOP. Vous recevrez immédiatement un accusé de réception par e-mail avec la facture correspondante.

Dans les 72 heures qui suivent sa réception, l'acompte demandé doit être payé.

Veuillez noter que :
- Les commandes et les factures sont automatiquement éditées par notre système.
- Les commandes sont immédiatement suivies de factures sur lesquelles figurent les conditions générales.
- Les factures ne peuvent pas être modifiées une fois émises
- Les congrès en France sont émis en EUR par notre bureau français COMEXPOSIUM HEALTHCARE, et les congrès hors de France ou en ligne sont émis en USD par notre bureau de Hong Kong AOP LIMITED.
- Les pro-formas - ou les factures correspondant à une partie de la commande initiale - ne sont pas possibles.
2.3. Modalités de paiement

Délais de paiement :

Réservation plus de 4 mois* avant le congrès :
- 50% du paiement à la réception de la facture
- 50% du solde restant est dû à 4 mois* avant le congrès
Réservation dans les 4 mois* précédant le congrès :
- 100% à la réception de la facture
Modes de paiement :
- Par virement bancaire (les références des données bancaires seront jointes à la facture), ou:
- Par carte de crédit (Mastercard, Visa ou American Express) - des frais supplémentaires seront appliqués
IMPORTANT: Si le paiement n'est pas effectué dans les délais, votre commande sera automatiquement annulée et les produits seront libérés et pourront être réservés par d'autres participants.

*Veuillez consulter le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes.

2.4. Politique d'annulation

L'annulation doit se faire par écrit.
- Demande d'annulation reçue plus de 4 mois* avant le congrès : 50% du montant total de la facture est facturé comme frais d'annulation**.
- Annulation reçue moins de 4 mois* avant le congrès : 100% du montant total de la facture est facturé comme frais d'annulation** (aucun remboursement pour le paiement déjà effectué).
NOTA:
- le défaut de paiement des frais d'annulation entraînera une baisse de votre cote de crédit qui affectera votre prochaine participation à tous nos futurs congrès
- si le congrès est en FORMAT HYBRIDE (sur site et en ligne), et en cas de Force Majeure du côté de l'exposant évaluée publiquement par les autorités locales, l'exposant peut :
- choisir de changer l'espace du stand en produits virtuels. La somme des produits virtuels doit atteindre au moins 40% du coût initial du stand et toute différence sera remboursée par AOP.
- tous les autres produits ne peuvent faire l'objet d'aucun remboursement, mais peuvent être éch échangés** contre des produits virtuels
- si le sponsor choisit de ne pas changer sa participation en virtuelle, les règles générales d'annulation telles que définies ci-dessus s'appliqueront.
*veuillez consulter le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes.
**non applicable pour les produits qui ont déjà été livrés

2.5. Modification du programme

Veuillez noter que si les intervenants, les expositions et les sessions ont été confirmés au moment de la publication, des circonstances indépendantes de la volonté des organisateurs peuvent nécessiter des substitutions, des modifications ou des annulations.

À ce titre, l'AOP se réserve le droit de changer ou de modifier les conférenciers, les expositions et les sessions annoncées si nécessaire, sans responsabilité. Toute substitution ou modification sera mise à jour sur notre portail et notifiée dès que possible.

2.6. Limitation de responsabilité

Force Majeure

AOP n'assument aucune responsabilité dans le cas où le congrès est annulé, reprogrammé OU modifié dans un autre format en raison d'un événement de "Force Majeure" indépendant de leur volonté. Aux fins de la présente clause, les événements de force majeure comprennent, sans s'y limiter, les grèves générales et les grèves du travail, les invasions, les hostilités, les guerres, les émeutes ou autres situations similaires, les urgences sanitaires, les actes du gouvernement ou de l'État* tels que les mesures de verrouillage et de quarantaine, les restrictions en matière d'immigration et de transport ou sur le site, et les actes de la nature tels que les incendies, les inondations, les conditions météorologiques extrêmes ou toute autre urgence.

A - Si AOP détermine que le congrès doit être annulé en raison d'un événement de force majeure, la politique de remboursement appliquée dépendra du format de la conférence :
1. FORMAT HYBRIDE (sur place et en ligne) - annulation plus de 2 mois** avant le congrès : une partie (supérieure)** de la facture totale est due pour remboursement*** / annulation moins de 2 mois** avant le congrès : une partie (réduite)** de la facture totale est due pour remboursement***.
2. FORMAT VIRTUEL (en ligne uniquement) - annulation avant et après la date de facturation : remboursement à 100%.***
B - Si AOP détermine que le congrès doit être reprogrammé à la suite d'un événement de force majeure, l'inscription reste obligatoire et l'inscrit aura le droit de participer au congrès reprogrammé sans autre droit de remboursement. Si la personne inscrite n'est pas en mesure d'assister au congrès reprogrammé, les règles générales d'annulation telles que définies ci-dessus s'appliqueront.
C - Si AOP détermine que le congrès doit être basculé du format HYBRID au format VIRTUEL en raison d'un événement de force majeure, le sponsor peut opter pour le choix 1 ou le choix 2 :
- Choix 1. Les sponsors conservent tous les produits commandés qui sont livrables dans le format virtuel, et tous les produits (physiques) non livrables seront remboursés. La somme du total des investissements actualisés doit atteindre au moins un certain pourcentage** de l'investissement initial.
- Deuxième choix. Si le sponsor choisit de ne pas changer sa participation en virtuelle, les règles générales d'annulation telles que définies ci-dessus s'appliqueront.
AOP n'est pas tenu de rembourser les frais de voyage ou d'hébergement engagés par la personne inscrite si l'événement est annulé, reprogrammé ou modifié dans un autre format en raison d'un cas de force majeure.
*gouvernement ou état signifie à la fois "la France et le pays où se tient la conférence concernée"
**vous devez consulter le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes, les numéros et les portions/pourcentages.
***aucun remboursement pour les produits qui ont déjà été livrés
Législation en vigueur

La construction, la validité et l'exécution des présentes conditions sont exclusivement régies par le droit français (qui est le pays d'origine de la société mère COMEXPOSIUM HEALTHCARE) sans référence ni égard aux principes de conflits de lois. Les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux de France, situés à Paris.

2.7. Politique du service interne de conformité de l'entreprise (CICSP)

Selon les circonstances (par exemple, la réglementation du pays, le type de produits, le public cible), les entreprises des secteurs des soins de santé, des produits pharmaceutiques et des dispositifs médicaux élaborent souvent des conditions de conformité internes qui s'adaptent à l'environnement réglementaire, modèrent les risques et renforcent la confiance entre clients, fournisseurs et investisseurs.

Ces termes sont rassemblés dans ce que nous - chez AOP - appelons une Politique de Service de Conformité Interne de l'Entreprise (CICSP).

CICSP sont tous différents et peuvent prendre la forme de "Bon de commande", "Contrat de service", etc... De plus, ils peuvent comprendre 3 pages ou 50 pages, et peuvent inclure des termes ou des phrases juridiques complexes. Ainsi, de nos jours, il devient plutôt impossible pour notre équipe de revoir chaque phrase et de s'assurer qu'aucune phrase ou mot ne remplace nos propres conditions de vente.

C'est pourquoi, dans tout document externe qui implique des produits AOP :
- le devis ou la facture correspondant doit être joint ad integrum en ANNEXE
- le service juridique de l'entreprise acheteuse doit adapter son CICSP en fonction de cette ANNEXE, en s'assurant que toutes les conditions d'AOP sont strictement respectées (paiement, politique d'annulation, responsabilité limitée, etc...)
Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour compléter une commande:
1. L'entreprise acheteuse soumet son CICSP à l'AOP pour approbation préalable.
2. Le CICSP doit inclure le devis ou la facture AOP en ANNEXE
3. Le CICSP doit se conformer aux conditions générales d'AOP, clairement énumérées à la dernière page du devis ou de la facture d'AOP.
4. AOP examine, puis accepte ou échange sur les conditions énumérées
5. Une fois approuvé, l'acheteur peut passer sa commande via la plateforme en ligne
À tout moment, notre service juridique est également heureux de vous aider. N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse contact@aopcongress.com pour toute question.

2.8. Qu'advient-il de ma commande si la conférence passe au format virtuel ?

1. Une fois que la décision formelle de passer du physique/hybride au virtuel a été annoncée:
1. La facture initiale de la version physique/hybride est automatiquement annulée, et une note de crédit annulant cette facture initiale est émise.
2. Notre système crée une nouvelle commande et une nouvelle facture pour le sponsor. Cela inclut automatiquement tous vos produits qui sont livrables en format virtuel (voir le guide du sponsor pour savoir quels produits sont livrables en format virtuel).

2. Si la facture nouvellement émise est plus élevée que la dépense minimale requise de 40%, aucune autre action n'est requise. Les conditions d'annulation standard** s'appliquent si vous décidez d'annuler complètement votre participation.

3. Si la facture nouvellement émise est inférieure que le montant minimum requis de 40 %, vous devez ajouter d'autres produits pour atteindre 40 % de l'investissement initial* :

Connectez-vous à la plateforme de vente et choisissez vos produits, procédez au paiement et passez à la caisse.
La facture de la nouvelle commande est émise automatiquement comme d'habitude.
Le paiement de tout solde restant doit être effectué dans les 72 heures.

La politique d'annulation standard** s'applique si vous décidez d'annuler complètement votre participation.

*Comme indiqué dans les Limitations de la responsabilité - Force Majeure, C/Choice 1. Consultez le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes, les numéros et les portions/pourcentages.
**Comme indiqué dans la Politique d'annulation. Consultez le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes, les numéros et les portions/pourcentages.

3. Logistique du stand

3.1. Quel est le programme du congrès, y compris les heures de montage et de démontage des stands ?

Consultez les moments clés en ligne. En ce qui concerne l'installation des stands, chaque exposant se voit attribuer un créneau horaire spécifique en fonction de la taille du stand et du type d'équipement.

Le créneau de mise en place qui vous a été alloué peut être consulté à partir de votre page d'accueil compte de l'entreprise , sous stand -> Détails du produit. Veuillez respecter ces horaires car ils assurent le bon déroulement de l'exposition. Toute heure supplémentaire pendant le montage ou le démontage du stand est facturée à l'exposant.

3.2. Quelles règles doivent être respectées lors de la mise en place?

Afin d'assurer la sécurité de tous, nous demandons à tous les exposants de se conformer à ces normes de sécurité pendant le montage :

Présence obligatoire sur le stand : l'exposant ou son représentant dûment accrédité devra être présent lors de la visite des services chargés de la sécurité car le respect des mesures de sécurité imposées par le gouvernement ou prises par l'AOP est obligatoire pendant toute la durée de l'événement.
L'installation du stand doit être effectuée par un installateur qualifié (une preuve d'inscription peut être exigée). L'équipement du stand intérieur est sous la responsabilité de l'exposant et l'installateur est responsable de tous les risques liés à son propre espace de stand et de tout dommage qu'il pourrait causer en raison de l'espace.
AOP ne sera pas responsable des légères différences qui pourraient être observées entre les dimensions indiquées et les dimensions en situation réelle, ni des changements intervenus dans l'environnement des stands (modification des stands voisines, reconfiguration des allées...)
L'exposant est responsable de toute installation d'eau sur le stand et de tout dommage qu'elle pourrait causer (ex. dégâts des eaux)
La construction des stands doit rester dans la limite de l'espace alloué. Toute modification des structures existantes sur le site (longerons, panneaux, rideaux...), pour occuper, tant bien que mal, les espaces réservés à la circulation des visiteurs et pour occuper le stand d'une autre société est interdite. Toute fixation à la charpente, contre les murs des halls et contre les cloisons des stands est interdite.
Aucun chevauchement de marchandises qui serait considéré comme dangereux ou inesthétique par l'équipe AOP.
Pas de fronde
Tout support promotionnel doit être placé dans l'espace autorisé et de manière à ne pas dépasser les limites et les murs du stand.
Toutes les plantes et les fleurs doivent être placées dans des pots de fleurs étanches.
Les murs ou éléments bloquant la vue sur les stands contigus sont interdits.
Liaison électrique : les liaisons d'alimentation électrique d'un stand à l'autre sont strictement interdits.

3.3. Puis-je obtenir des informations supplémentaires sur la construction et l'équipement des stands?

L'espace est livré brut (vide - sans cloisons, plancher ou électricité), prêt à être construit et décoré par votre entreprise.

AOP s'est associé à la meilleure société de construction de stands pour vous offrir un stand personnalisé "tout compris" à un prix très compétitif. Nous facturons une marge forfaitaire de 10% sur les prix appliqués par notre constructeur de stand désigné. Vous pouvez bénéficier de prix fantastiques et de la possibilité d'ajouter ce service à votre panier.

Il y a deux possibilités :

OPTION 1 > Commandez l'option de construction pour votre stand Si vous optez pour la construction d'un stand, gardez à l'esprit les points suivants :

les déclassements ne sont pas autorisés : (les meubles ou la signalétique peuvent être retirés de votre construction premium, mais cela n'entraînera aucune réduction sur vos frais déjà payés).
des améliorations sont toujours possibles (ajout de meubles, de panneaux ou de fleurs, par exemple)

Cliquez ici et sélectionnez l'une des options de construction pour plus d'informations.

OPTION 2 > Contactez un constructeur de stands indépendant
Vous pouvez contacter et amener votre propre fournisseur. Les coordonnées de notre constructeur de stand sont disponibles sur votre compte d'entreprise, si vous souhaitez obtenir un second devis.

NOTA: Le plan et le design de votre stand doivent être soumis à l'approbation de votre entreprise via votre compte. Une fois approuvé, afin de vérifier que le stand en construction correspond au design précédemment envoyé, ce plan est vérifié sur place lors du montage. Si la construction du stand ne correspond pas à votre plan, AOP se réserve le droit de modifier ou d'arrêter la construction. Veuillez vous référer à chapitre 3.4 Y a-t-il des exigences spécifiques en matière de conception pour mon stand ? pour voir les exigences qui seront vérifiées sur votre soumission.

Dans le cadre du contact entre vous et le constructeur de stand (fournisseur) que vous avez choisi, AOP n'a pas et ne peut pas avoir de rôle entre les parties susmentionnées et tout problème doit être résolu strictement par vous et vos fournisseurs.

3.4. Y a-t-il des exigences spécifiques pour la conception de mon stand?

Les principales spécificités qui seront vérifiées sur la conception de votre stand :

Les dimensions de la construction doivent être respectées (carte du congrès avec dimensions et mesures)
La hauteur de la construction doit être respectée (carte du congrès avec dimensions et mesures)
Les toits ne sont pas autorisés
Le pilier placé dans les limites de votre stand peut être couvert mais ne doit pas comporter une construction dépassant les limites de l'espace qui vous est alloué
Les piliers doivent être recouverts de murs d'une hauteur maximale de 3 m, en laissant un espace de 10 cm entre chaque côté du pilier et le mur ajouté. Aucune dégradation ne doit être laissée sur le pilier
Tout stand équipée d'un système de tuyaux d'arrosage doit rester facilement accessible, seuls les rideaux de ce côté sont autorisés, pas de mur fixe.
Les revêtements des piliers et des bornes-fontaines situés sur votre stand peuvent être marqués comme vous le souhaitez. Tout ce qui se trouve à côté de votre stand peut être marqué en obtenant l'accord écrit de l'AOP
L'utilisation de la signalisation en lettres blanches sur fond vert est interdite, ces couleurs étant réservées exclusivement au panneau "Sortie" ou à l'équipe des pompiers
Tout stand installé sur un plancher supérieur ou égal à 20 millimètres (20mm) doit être aménagé pour faciliter l'accès aux visiteurs à mobilité réduite. Pour ce faire, l'installation d'une bordure infinie tout autour du stand est obligatoire. Cette rampe d'accès ne peut pas s'affranchir des limites d'espace accordées à l'exposant - se référer au règlement pour une photo.
Les stands d'angle doivent rester ouvertes sur deux côtés
Le stand en îlot est tout espace offrant quatre côtés ouverts. Il ne peut être fermé par des murs pleins et doit rester entièrement accessible de tous les côtés. La longueur des murs ne doit pas dépasser un quart (1/4) par côté ouvert (à ne pas confondre avec la somme de tous les côtés ouverts) et ne doit pas affecter les stands voisins.
Les stands péninsulaires (3 côtés ouverts) doivent rester ouvertes sur 3 côtés

3.5. Quelles informations dois-je inclure dans ma proposition de conception de stand ?

Il est OBLIGATOIRE de soumettre la conception du stand en 3D pour un stand d'espace brut. Le design doit inclure les mesures exactes des éléments suivants, et doit être soumis via le compte de votre entreprise :

Largeur et longueur du stand
Hauteur du stand
Cloisons de séparation
Couverture du stand (indiquer qu'il n'y a pas de toit, s'il y a une couverture partielle, veuillez indiquer les mesures exactes et l'utilisation des matériaux)
Matériaux de revêtement de sol (par exemple, moquette, parquet <- veuillez indiquer l'épaisseur)
Ajout d'un mur pour couvrir le pilier (s'il y en a un)

3.6. Je suis un constructeur de stand externe. Où puis-je trouver les informations logistiques nécessaires?

Si vous êtes un constructeur de stand externe, voici quelques informations essentielles dont vous avez besoin :

AOP Règles et règlements (manuel de construction) à télécharger ici.
Plan de l'exposition avec mesures et cloisons ici. Pour voir les mesures exactes : téléchargez le document, ouvrez-le avec Adobe Acrobat et agrandissez-le.
Pour tout autre service tel que le transitaire, le mobilier, la signalisation du stand, l'électricité, les fleurs, etc., demandez le contact à la société avec laquelle vous travaillez ou demandez-leur de les commander directement via le compte de leur société.

La société exposante est le seul client lié par un contrat et, à ce titre, toutes les questions de facturation doivent être traitées directement entre AOP et la société exposante. Les constructeurs et tous les autres fournisseurs ne sont pas autorisés à contacter directement les représentants d'AOP pour toute question de facturation. Toute question concernant la société exposante et ses fournisseurs/contractants doit être traitée par la société exposante elle-même.

3.7. Qu'en est-il des passes de constructeur?

Les ouvriers de construction externes doivent s'inscrire le jour prévu pour l'installation de leur stand. Les passes sont remis par AOP directement à la salle/au bureau des services aux exposants.

Pour plus d'informations, veuillez lire le chapitre "MONTAGE ET DÉMONTAGE DU STAND - Les passes des constructeurs délivrés par AOP" dans le document des règles et règlements qui se trouve dans votre compte de société.

3.8. Comment puis-je commander l'électricité, le nettoyage, des meubles supplémentaires, etc.?

Une fois que vous avez confirmé votre parrainage, vous pouvez commander les services/le mobilier de votre choix. Connectez-vous à votre compte d'entreprise et passez votre commande via la page services aux exposants.
Vous pouvez également contacter directement le constructeur de stand / fournisseur de services officiel du congrès (les détails peuvent être trouvés via la page services aux exposants).

3.9. How do I know how much electrical power my booth needs?

4. Sessions sponsorisées

4.1. Comment puis-je introduire une conférence dans le programme?

Les conférences AOP accueillent deux catégories de sessions :

Sessions scientifiques
>Ces conférences sont strictement non sponsorisées et offrent deux possibilités de participation :
- Bourse d'éducation : possibilité de suggérer un orateur et un sujet qui seront examinés par le comité scientifique. En savoir plus ici.
- Soumission des résumés : votre intervenant potentiel peut présenter une étude/conférence qui implique une marque d'entreprise, à condition qu'elle reste strictement comparative. Les résumés doivent être soumis ici.
  - L'acceptation de ces résumés dépend de la décision du Comité scientifique et suit strictement le processus de soumission (divulgation des conflits d'intérêts, etc...).
Sessions sponsorisées
>Ces sessions sont présentées dans une série de formats différents qui peuvent être trouvés par l'intermédiaire du catalogue de produits sous la partie "Activité sponsorisée".

4.2. Comment puis-je sélectionner le créneau horaire de mon symposium / démonstration en direct?

Comment les créneaux horaires sont attribués et programmés :

Les créneaux horaires et les salles de symposium peuvent être sélectionnés directement sur la page du produit. Il suffit de sélectionner le créneau horaire/la salle disponible dans la liste avant de l'ajouter à votre panier..
Les créneaux horaires des démonstrations peuvent être sélectionnés directement sur la page du produit. Il suffit de sélectionner le créneau horaire disponible dans la liste avant de l'ajouter à votre panier.
Tant pour les symposiums que pour les démonstrations en direct, l'organisateur se réserve le droit de modifier le programme sans préavis (en raison d'exigences scientifiques).

Planification du symposium : faites attention aux capacités des salles (il y en a plusieurs) avant de demander un changement.
Sessions de démonstration en direct au sein du programme

e-mail

4.3. Quand puis-je m'installer pour mon symposium ?

> Décoration:
La décoration et le matériel promotionnel peuvent être mis en place au début de votre symposium. Si votre symposium a lieu juste après un déjeuner ou une pause café, vous pouvez utiliser ce temps pour vous installer.

> Distribution de produits aux participants :
Les enquêtes, questionnaires, goodies, prospectus, etc. peuvent être remis aux participants à leur entrée dans la salle ou pendant le symposium. Les sessions précédentes ne peuvent pas être interrompues à cette fin. Vous pouvez placer les objets sur les sièges dans la salle uniquement si votre symposium se déroule après une pause café ou déjeuner.

Veuillez vérifier le programme du symposium en ligne pour les horaires.

4.4. Comment puis-je faire une démonstration en direct?

Pour effectuer une démonstration en direct sur un patient, trois conditions doivent être réunies (praticien, produit, lieu):

CONDITION 1. Le PRACTICIEN qui effectue l'acte médical doit:

Soit être certifié par le conseil d'administration dans le pays où se déroule le congrès, soit
Obtenir une licence temporaire auprès du ministère national de la santé
> Pour la France : selon le Conseil médical français, les médecins qui exercent dans un pays membre de l'Union européenne, de l'EEE ou de la Suisse, peuvent obtenir un permis temporaire pour exercer en France.
Consultez la procédure d'obtention d'une licence temporaire en France ici. Pour plus d'informations, consultez le site web de L’Ordre des médecins.

En ce qui concerne les orateurs internationaux qui viennent chaque année du monde entier, ils représentent certainement un atout pour les conférences internationales comme AOP. AOP a pour habitude des les acceuillir et continuent à les accepter volontiers. Si votre entreprise souhaite inviter des conférenciers internationaux qui ne sont pas certifiés par un conseil local, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Créez une équipe de deux médecins : un médecin local diplômé et le médecin international que votre entreprise souhaite impliquer.
Ce dernier n'effectuera pas la démonstration tout seul, mais sera le "partenaire" du médecin certifié par le conseil local.

CONDITION 2. Le PRODUIT ou le dispositif utilisé doit être enregistré ou légalement autorisé par les autorités locales du pays du congrès.

NOTA: Les démonstrations en direct de procédures/produits/dispositifs concernant le PRP ou les traitements vulvo-vaginaux sont strictement interdites et ne peuvent être réalisées pendant les congrès AOP.

CONDITION 3. Le LIEU où se déroule la démonstration en direct respecte les règles suivantes:

pour un espace STAND:
Les démonstration en direct ne sont pas autorisés sur les stands

email à l'équipe de vente

1. Produit/dispositif à utiliser :
         - le nom de la marque (par exemple "Restylane pour l'acide hyaluronique" ou "UltraShape pour l'appareil à énergie").
         - les caractéristiques techniques ("pharmacologie du produit" ou "données techniques du dispositif")
         - certificat d'enregistrement dans le pays du congrès
2. Déroulement de la démonstration:
         - Le processus de démonstration du produit/dispositif est-il effectué sur un patient vivant?
         - le produit/dispositif fait-il l'objet d'une démonstration par un médecin?
         - quelle zone sera traitée?
         - données du démonstrateur
         (nom - prénom - email - spécialité médicale ou fonction au sein de l'entreprise - pays)
         - description de la mise en place de la démonstration sur votre stand
3. Horaires de la démonstration:
         - dates et heure
         - durée

ici

pour les SYMPOSIA ou les DEMONSTRATIONS EN DIRECT :
Des démonstration en direct doivent être effectués :
- soit dans un établissement médical (clinique ou chambre d'hôpital) par transmission
- ou au lieu du congrès lui-même dans une zone sécurisée et médicalisée par transmission (médicalisée par notre équipe : infirmières, points d'eau, contrôle des entrées/sorties, etc...). Dans ce cas, des horaires "salle médicalisée" peuvent être attribués. En savoir plus sur les plages horaires "salle médicalisée" ici.
  NOTA: L'accès à la salle/zone médicalisée est limité au médecin, au patient et à un représentant de l'entreprise
pour LABORATOIRE DE FORMATION:
En toutes circonstances, il ne peut y avoir qu'un maximum de 10 à 15 personnes dans le laboratoire de formation à tout moment.
En France : des traitements en direct peuvent être réalisés dans la salle LAB après accord préalable du Comité scientifique. Les objectifs d'apprentissage, le praticien et le produit sont à remplir via la plateforme AOP de l'entreprise pour être soumis au Comité. L'autorisation peut être refusée.

En dehors du LAB, des traitements en direct doivent être effectués :
- soit dans un établissement médical (clinique ou chambre d'hôpital) via transmission
- ou au lieu du congrès lui-même dans une zone sécurisée et médicalisée par transmission (médicalisée par notre équipe : infirmières, points d'eau, contrôle des entrées/sorties, etc...). Dans ce cas, des horaires de "chambre médicalisée" peuvent être attribués.

Veuillez noter que pour toute démonstration en direct, l'entreprise est entièrement responsable de A à Z de sa réalisation. AOP ne peut être tenu responsable d'aucune étape de la procédure.

Lors de l'achat de tout produit impliquant une démonstration en direct, vous recevez un courriel détaillé (environ 2 mois avant la date du congrès) que nous vous demandons de lire attentivement. Il contient des informations importantes telles que l'emplacement des salles de démonstration, les exigences matérielles et logistiques, les horaires et tous les autres détails permettant de garantir le bon déroulement de l'événement. Pour voir un exemple de l'aménagement des salles et du matériel que nous vous demandons d'apporter pour toute démonstration en direct, cliquez ici

4.5. Quels sont les créneaux horaires attribués à la salle de traitement pour les symposiums?

En fonction de l'environnement juridique correspondant au lieu du congrès, notre comité scientifique peut exiger que les démonstrations en direct pendant un symposium soient réalisées dans un établissement médicalisé, soit une entité tierce (par exemple une clinique, une chambre d'hôpital), soit une salle de traitement sur le lieu du congrès et diffusées dans la salle de conférence où le public est assis.

Les créneaux horaires attribués aux salles de traitement peuvent être consultés à partir de votre page d'accueil : compte d'entreprise planification logistique. -->3. Planification des activités sponsorisées et des conférences subventionnées

Pour voir comment gérer la logistique des patients et utiliser la zone de préparation des patients, reportez-vous à la section 4.6.

4.6. Qu'en est-il des patients qui seront traités pendant la démonstration en direct ?

Voici les points essentiels lors du recrutement de patients pour votre démonstration :

a. Recrutement des patients

Le(s) patient(s) peut/peuvent être trouvé(s) et/ou engagé(s) par le biais de :
> une agence professionnelle
> (Choix optimal) le médecin avec lequel vous travaillez pour la démonstration en direct vous aide à trouver un patient et assure un suivi professionnel après l'intervention. (voir la section 4.4. Comment puis-je effectuer une démonstration en direct ? de la FAQ)
Nous vous conseillons vivement d'avoir un patient de réserve pour chacune des procédures que vous envisagez de réaliser.

b. Badge de patient(e)

Votre patient, accompagné de l'un des représentants de votre société, devra retirer son badge de la ligne réservée aux "badges conférenciers/facteurs" au bureau d'accueil le jour de votre traitement en direct.
Les patients doivent signer un formulaire de consentement AVANT le début de la séance.

c. Préparation du patient (ou des patients)

industry@aopcongress.com

Par conséquent, il est préférable que la société de soutien soit chargée d'engager et d'héberger le ou les patients pour leurs activités sponsorisées.

4.7. How and when can I set up for my hospitality suite/meeting room/training lab?

> Decoration:
- For one day booking room:

Entrance of the room: branded pull-up banner can be placed.
Inside of the room: promotion materials, furniture and equipment that are easily set up and remove can be placed. Set up that require additional set up time and creating noise such as constructing wall, stage etc are not allowed.

industry@aopcongress.com

HERE

industry@aopcongress.com

4.8. Où est-ce-que nos orateurs peuvent-ils télécharger leur(s) présentation(s)?

La ou les présentations doivent être téléchargées au Club Lounge/Preview room*. Vous pouvez trouver son emplacement sur le congrès plan de l'exposition.

Des points importants à prendre en considération :

Format : La présentation peut être une présentation power point et une vidéo (les deux formats 4:3 ou 16:9 sont acceptés) ; le son peut être inclus.
Procédure : Votre ou vos intervenants doivent apporter un dispositif de stockage (USB) pour télécharger leur(s) présentation(s) sur place au moins DEUX HEURES AVANT le début de leur session correspondante.

4.9. Qu'en est-il des droits d'auteur / de la diffusion des sessions sponsorisées?

Nous vous rappelons que l'AOP détient les droits d'auteur de tout le matériel éducatif présenté ou dérivé de ses réunions, tel que : enregistrements vidéo de démonstrations en direct / symposiums / polycopiés / posters / résumés / synopsis de présentation. Les informations présentées lors des congrès de l'AOP ne peuvent être publiées ou diffusées dans aucun média dans leur format original (à l'exception des communiqués de presse).

Par conséquent, toutes les sessions sponsorisées telles que les démonstrations en direct, les symposiums et les conférences invitées sont des produits dérivés d'AOP et sont la propriété d'AOP.

Chaque intervenant est prié de soumettre, avant sa présentation, une déclaration de consentement indiquant s'il accepte d'être enregistré afin que la vidéo correspondante puisse être publiée sur AOP Academy.

Chaque vidéo approuvée est éditée par notre équipe AV (vidéo, qualité, éclairage, angle, audio, etc.). L'équipe audiovisuelle s'assure également que chaque patient, dans tous les documents (diapositives, photos, démonstrations, etc.) présentés dans les vidéos, est méconnaissable en rendant flous les yeux du patient (ou le reste du visage, selon la procédure).

L'introduction de caméras ou de dispositifs provenant d'un fournisseur externe doit être approuvée par le secrétariat d'AOP et peut entraîner des coûts supplémentaires. Dans la plupart des cas, ils ne doivent être utilisés qu'à des fins immédiates - aucun enregistrement pour une utilisation ultérieure n'est autorisé. Contactez votre représentant commercial pour plus d'informations, si vous souhaitez faire appel à une équipe audiovisuelle supplémentaire.

4.10. Qu'en est-il de la publication de mon activité sur IMCAS Academy?

Bonne nouvelle ! Votre activité sponsorisée peut facilement être publiée sur AOP Academy et atteindre plus de 47 000 membres enregistrés (et en augmentation).

Démonstration en direct : À partir du congrès mondial AOP 2019, TOUTES les démonstrations en direct réalisées lors des congrès AOP sont automatiquement publiées sur AOP Academy !
Toutes les autres activités sponsorisées : Les symposiums et conférences complets peuvent être publiés sur commande via le catalogue de produits ici.

N'oubliez pas que pour qu'une conférence soit placée dans la bibliothèque de l'Académie AOP, l'orateur (et le patient) doivent signer un formulaire de consentement acceptant sa publication.

4.11. Que diriez-vous de sponsoriser un webinaire sur l'Académie IMCAS ?

Si vous souhaitez promouvoir spécifiquement votre/vos produit(s) et vos études auprès de la communauté de l'Académie AOP, nous vous proposons d'organiser un webinaire sponsorisé.

Vous pourrez définir un modérateur, réunir des spécialistes sur le sujet choisi, et éventuellement effectuer des démonstrations en direct. Le webinaire apparaîtra comme une session sponsorisée et portera le logo de votre entreprise. AOP se chargera de la logistique, de la communication et de la plateforme (comme pour un symposium lors d'un congrès). Tous les membres de l'Académie AOP peuvent le regarder en direct ou en différé à tout moment. Les non-membres peuvent créer un compte gratuit pour y avoir accès.

Regardez ici pour un exemple de webinaire sponsorisé - Ce produit peut être commandé directement sur le site AOP Academy catalogue de produits

5. Produits sponsorisés

5.1. Comment puis-je réserver des salles de réunion et des laboratoires de formation?

Toutes les commandes pour la réservation d'une salle de réunion/laboratoire de formation doivent être effectuées via la plateforme en ligne. Aucune demande de salle ne sera acceptée par téléphone ou par email.

Vous pouvez choisir la date, l'heure et le lieu de la salle de réunion/du laboratoire de formation lors du traitement de votre commande. La modification de la location de la salle n'est possible que si la nouvelle salle requise est disponible et de valeur égale ou supérieure. Si ces critères sont remplis, l'équipe de vente peut alors procéder, selon vos instructions, à la mise à disposition de la nouvelle salle (après approbation). Veuillez contacter l'équipe en envoyant un e-mail à sales@aopcongress.com avec votre demande après avoir vérifié la disponibilité sur notre plateforme de réservation.

Veuillez vérifier votre ID d'exposant sur le laboratoires de formation et salles de réunion document en ligne pour les dernières informations.

Pour vérifier l'emplacement ou le programme qui vous a été attribué, vous aurez besoin de votre numéro d'exposant. Vous trouverez ce numéro dans votre compte d'entreprise, ainsi que toutes les informations ci-dessus, par l'intermédiaire de votre carte d'identité onglet planification logistique. Veuillez noter que vous devez être connecté pour y avoir accès.

Vous êtes entièrement responsable de l'organisation, de la promotion et des activités organisées dans la salle/laboratoire de formation. Cependant, il vous est demandé de fournir un thème et les objectifs de vos activités prévues dans un laboratoire de formation, ainsi que la certification de tout produit que vous pourriez utiliser. AOP ne peut être tenu responsable de tout acte dérivant de l'utilisation de ces espaces.

AOP se réserve le droit de réaffecter d'autres salles comparables en fonction des contraintes d'espace, de sécurité et de législation.

NOTA: Les exposants ne peuvent pas sous-louer la salle qui a été réservée à une autre société qui ne serait pas une division de la même société ou un agent légalement autorisé. Une preuve valable (contrat d'agent autorisé ou statut de société) doit être présentée à l'AOP pour recevoir l'autorisation. Toute violation de cet accord entraînera l'expulsion immédiate d'une ou des deux parties.

5.2. Quand et où puis-je livrer des encarts, des blocs-notes, des stylos, des lanières (articles sponsorisés)?

Tout le matériel promotionnel doit parvenir à notre destinataire dans les délais spécifiés dans votre formulaire de demande d'adhésion avec votre compte d'entreprise. La date et les instructions de livraison vous sont fournies par le département Industrie au sein de cette plateforme sous forme de fichier d'instruction à télécharger.

5.3. Comment puis-je savoir quels produits sont inclus dans mon parrainage et quels sont les délais de soumission?

Le compte de l'entreprise comprend toutes les informations que vous devez connaître et soumettre pour participer en tant qu'exposant au congrès

Il contient des informations telles que :

votre stand (taille, nombre, temps de montage et de démontage)
vos produits sponsorisés (description, informations requises et date limite)
vos badges inclus (nombre et type)
directives sur les règles et règlements
la planification logistique (le calendrier de vos activités sponsorisées, le plan technique de l'étage)
services supplémentaires pour les exposants (commande de mobilier supplémentaire, restauration, électricité, transport de marchandises, nettoyage, etc.)
des outils de marketing (programme numérique et bannière avec votre logo pour annoncer votre participation à votre réseau)

Elle requiert des informations telles que :

les données de votre entreprise (à publier en ligne et dans les documents imprimés)
les informations et les fichiers pour votre stand (conception du stand) et vos produits (par exemple, la publicité sur le programme final, le titre de la conférence et son orateur, etc.) Ils doivent être téléchargés conformément à la date limite et aux exigences relatives aux produits (format correct, résolution, etc.).
tout groupe que vous souhaitez inscrire à un tarif réduit (15+ pax)
les informations pour vos badges (pour accéder au congrès)
votre exemplaire signé du règlement intérieur ainsi qu'une copie de la carte de crédit de votre entreprise (obligatoire pour tous les exposants)
commande d'alimentation électrique pour votre stand (vérifiez bien si l'électricité est incluse dans le type de votre stand ou non et commandez-la en conséquence)

Toutes les informations requises doivent être téléchargées en ligne via votre compte d'entreprise et seules les informations soumises via la plateforme seront prises en compte.

Cliquez ici pour lire le manuel d'utilisation du compte de l'entreprise pour apprendre à utiliser la plateforme.

Vous devriez pouvoir accéder à votre compte d'entreprise en vous connectant à votre compte personnel. Si ce n'est pas le cas, veuillez contacter l'équipe AOP.

5.4. Où sera placée exactement ma publicité?

Les emplacements de signalisation sont sélectionnés directement sur la page du produit. Il suffit de sélectionner l'emplacement disponible avant de l'ajouter à votre panier.

Tous les assignations sont complètement transparents et vous pouvez voir les résultats sur le plan de signalisation en ligne à tout moment.

Pour revérifier votre emplacement ou votre horaire, vous pouvez le faire par le biais de votre compte d'entreprise onglet planification logistique. Veuillez noter que vous devez être connecté pour y avoir accès.

5.5. Pourquoi ne pas organiser un événement parallèle en dehors du congrès?

Tous les exposants ont l'obligation de se conformer à la politique de non-concurrence des AOP :

a) Une entreprise ou un laboratoire exposant ne peut pas organiser de séminaires, d'ateliers, de cours auxquels participent des délégués (médecins, infirmières, etc.) pendant la durée de l'exposition :

24 heures précédentes
toute la durée du congrès
24 heures suivantes

Tous ces événements doivent être organisés par l'organisateur - panneaux publicitaires, réunions, formations, événements sociaux - tous disponibles dans le catalogue de produits.

b) Si l'AOP ne propose pas le type d'événement que vous souhaitez et que votre organisation de cet événement a été acceptée par le Secrétariat, l'événement doit en outre obtenir l'approbation du Comité scientifique en ce qui concerne les bonnes pratiques de l'art de la médecine en soumettant :

un aperçu complet de toutes les sessions
le calendrier de chaque session
titre et objectifs d'apprentissage de chaque session
nom et spécialité de chaque formateur et/ou intervenant
produit / dispositif éventuellement utilisé pour chaque démonstration en direct sur un patient vivant

c) Si le Secrétariat l'accepte, l'événement ne doit pas demander de frais d'inscription à ses participants.

5.6. Qu'est-ce que les données du lecteur de badges?

La collecte, le traitement et l'utilisation des données personnelles par AOP sont conformes au règlement général européen sur la protection des données (GDPR). Consultez le chapitre 9 pour les détails.

En ce qui concerne les données personnelles à partager pour l'activité de lecture de badges, ces informations :

reflète les données stockées dans le(s) scanner(s) de badges, dont les badges ont été scannés par le personnel de l'AOP lors du symposium de l'exposant(a) et/ou par un exposant à son (ses) stand(s) pendant le congrès
est autorisé par le propriétaire des données à être partagé avec des partenaires tiers. Chaque participant (propriétaire des données) donne l'autorisation à l'organisateur de partager ses données avec un exposant (partenaire tiers) en acceptant le scan de son badge au(x) stand(s) de l'exposant ou au(x) symposium(s) pendant le congrès.

5.7. Que diriez-vous d'avoir notre propre plateforme d'entreprise sur IMCAS Academy?

L'Académie AOP offre désormais la possibilité à une entreprise d'avoir sa propre page web dédiée, libre de la concevoir et de la remplir avec des informations sur les produits, des articles d'actualité, le profil de l'entreprise, etc. En outre, la page contient tous les webinaires de l'entreprise et le contenu sponsorisé réalisé pendant les congrès AOP avec une excellente visibilité vers tous nos membres et les visiteurs du site. Elle fonctionne comme une plateforme tout-en-un pour mettre en valeur une entreprise.

Vous pouvez visualiser le produit dédié à travers la Plateforme de l'Académie AOP.

6. Subventions éducatives

6.1. Qu'est-ce qu'une "subvention éducative"?

Une subvention éducative est une forme de soutien financier inconditionnel. Les fonds sont alloués pour couvrir les coûts spécifiques de l'activité qui sont liés à la fourniture d'une activité équilibrée, précise et scientifiquement indépendante.

La répartition des fonds est détaillée dans le document "Subvention éducatives - Détails de l'activité", qui peut être téléchargé à partir de chaque liste de produits.

Les subventions sont le moyen pour l'industrie de soutenir une médecine impartiale fondée sur des preuves, puisque le contenu scientifique est entièrement développé et choisi par le comité scientifique. À leur tour, en raison de leur statut objectif et protégé, ces sessions sont éligibles pour l'accréditation CME.

Suite à une session accordée, l'entreprise recevra un rapport dûment complété avec les éléments suivants :

Une déclaration écrite attestant que le programme/activité éducatif a eu lieu
Une brève description des dépenses soutenues par cette subvention dans des catégories générales
Un résumé agrégé des résultats de toute évaluation

Cliquez ici pour plus d'informations sur les subventions éducatives.

6.2. Qui choisit les orateurs d'une session de subvention éducative?

Les sessions de subvention éducatives sont éligibles pour les crédits de formation médicale continue. Elles diffèrent donc d'une session sponsorisée car elles doivent se conformer aux règles des organismes d'accréditation. C'est pourquoi c'est le conseil scientifique de l'AOP qui prend la décision finale concernant le contenu et les conférenciers pour ces sessions.

6.3. Que diriez-vous d'organiser un webinaire sur l'Académie IMCAS?

Dans le cas d'une subvention éducative avec conférence, votre entreprise propose un orateur et un sujet. Dans le cas d'une subvention éducative avec support visuel, votre soutien est visible par le placement de logos en ligne.

Dans la plupart des cas, une seule entreprise peut subventionner un webinaire, mais il existe quelques webinaires spéciaux avec de multiples supporters - veuillez vérifier les produits disponibles pour la date et le thème de votre choix en consultant la page du produit à l'adresse suivante AOP Academy.

Dans les deux cas, les sujets et le programme sont sous la seule responsabilité du comité scientifique de l'Académie AOP et le contenu reste strictement scientifique (non sponsorisé). Regardez ici pour un exemple de webinaire accepté.

7. Activités du stand

7.1. Peut-on faire un sondage pendant le congrès?

Seules les entreprises disposant d'un stand peuvent effectuer un sondage pendant le congrès, dans les conditions suivantes:

Avant sa mise en œuvre, le Secrétariat AOP doit approuver le sondage
Le sondage doit être effectué dans l'espace de votre stand ou à la sortie/entrée de vos activités sponsorisées.

Veuillez noter que AOP se réserve le droit d'annuler l'autorisation si le sondage perturbe le déroulement du congrès, et par conséquent, affecte la sécurité de ses participants.

Si vous souhaitez réaliser une enquête en ligne, veuillez le faire en commandant le produit de sondage via notre site web

7.2. Peut-on faire un discours en direct sur notre stand?

Un discours en direct fait référence à une conférence/présentation donnée pendant une durée déterminée directement sur votre stand par l'orateur de votre choix.

Pour faire un discours en direct sur votre stand, vous devez obtenir l'accord écrit préalable d'AOP.
L'autorisation dépend de :

Sécurité : L'utilisation de tout dispositif publicitaire lumineux ou sonore, animation, spectacle ou démonstration, qui pourrait provoquer des attroupements dans les chemins d'accès. AOP se réserve le droit d'annuler toute intervention prévue si elle crée une possibilité de perturbation de la circulation ou un risque pour la sécurité.
Sujets : Aperçu des sujets abordés pendant le discours, sa durée et les informations de l'orateur.
Espace : La taille du stand doit être suffisante pour permettre la tenue du discours. Les stands trop petits pour être correctement installés se verront refuser l'autorisation.
Entourages : Les dispositifs promotionnels, le matériel, la signalétique, les sons, etc. impliquant la mise en place qui pourraient déranger les stands voisins.

Si vous souhaitez effectuer un discours en direct sur votre stand, veuillez envoyer un e-mail a l'équipe de vente avec les informations suivantes:

les données du ou des intervenants (nom - prénom - email - spécialité médicale ou fonction au sein de l'entreprise - pays)
le sujet du discours
le nom de la marque du produit/appareil qui sera présenté (par exemple "Restylane pour l'acide hyaluronique" ou "UltraShape pour l'appareil à énergie")
les caractéristiques techniques ("pharmacologie du produit" ou "données techniques du dispositif")
certificat d'enregistrement dans le pays du congrès
description de la mise en place de la démonstration sur votre stand
date et heure
durée

Si vous souhaitez effectuer une démonstration en direct sur votre stand, veuillez vous référer à la séction 4 du FAQ.

7.3. Les participants peuvent-ils acheter des produits/appareils à notre stand?

Tout achat effectué par un participant doit l'être en échange d'une facture officielle. Pour cela, votre entreprise doit être légalement enregistrée dans le pays où se déroule le congrès.

Si votre entreprise n'est pas enregistrée, vous avez deux possibilités;

Les participants peuvent créer une commande écrite
Les participants peuvent acheter auprès de votre distributeur local

7.4. Mon produit doit-il être enregistré pour être exposé?

Il incombe à l'exposant d'obtenir les licences de marketing et de commercialisation correspondantes pour les produits qui sont exposés, promus ou utilisés pendant l'événement.

Le produit ou le dispositif doit être légalement autorisé par les autorités locales du pays où se déroule l'événement. Les produits sans autorisation ne sont pas autorisés à être promus.

Veuillez noter que certains pays peuvent fournir un "permis temporaire".

7.5. Puis-je distribuer du matériel de marketing lors de l'événement?

Il est interdit de distribuer des Leaﬂet ou tout autre matériel promotionnel ailleurs que dans les stands d'exposition. Les Leaﬂets distribués à tout autre endroit du site seront retirés par l'Organisateur.

8. Inscriptions / badges

8.1. Combien de badges puis-je obtenir ?

Le nombre de badges inclus est déterminé par votre niveau de parrainage (c'est-à-dire votre investissement total), même si l'entreprise a exceptionnellement réservé deux stands. Le nombre de badges par niveau de parrainage peut être vérifié sur le site Web de la conférence au niveau du guide des exposants.

NOTA:
- Le badge d'exposant n'est valable que pour les représentants du secteur
- Le badge de médecin n'est valable que pour les médecins

Les badges enregistrés pour la mauvaise spécialité (par exemple, le badge d'exposant enregistré pour un médecin / le badge de médecin enregistré pour un représentant de l'industrie) seront automatiquement annulés une fois que les informations soumises seront validées. Aucune modification ni aucun remboursement ne sont autorisés.

8.2. Puis-je changer le nom d'un badge commandé?

Lors de l'inscription, les coordonnées complètes du participant sont demandées. Les badges sont donc nominatifs, une fois que l'inscription a été traitée et validée, elle ne peut plus être modifiée.

8.3. Qu'est-ce qu'un badge "orateur de l'industrie"?

AOP fournit automatiquement ce badge à l'orateur sélectionné par l'entreprise. Ces badges sont nominatifs et DOIVENT être utilisés par le conférencier de l'activité sponsorisée, qu'il fasse une présentation lors de son symposium, une démonstration en direct ou une conférence sponsorisée. Ces badges ne peuvent pas être transférés ou partagés avec une autre personne et donnent au conférencier l'accès à sa (ses) propre(s) conférence(s), aux sessions sponsorisées et à l'espace d'exposition (le cas échéant) uniquement.

Si vous souhaitez fournir à votre conférencier un badge de médecin afin qu'il puisse accéder à toutes les sessions scientifiques, vous pouvez commander le badge de médecin un par un (ou en groupe pour bénéficier d'un tarif réduit) par l'intermédiaire de votre site Web au niveau du compte de l'entreprise.

8.4. Comment puis-je accéder aux sessions scientifiques?

Les badges d'exposants donnent accès à l'espace d'exposition et aux sessions sponsorisées.

L'accès aux sessions scientifiques est réservé aux participants munis d'un badge de type "délégué". Si vous souhaitez assister à ces sessions, votre badge d'exposant doit être surclassé pour un coût supplémentaire, payable soit au bureau d'accueil de la conférence, soit en nous envoyant un e-mail à registration@aopcongress.com.

En tant que conférence médicale accréditée, nous sommes tenus de respecter chaque spécialité et de promouvoir une pratique médicale sûre. Pour cette raison, nous devons maintenir l'accès aux sessions scientifiques limité aux médecins ou aux non-médecins qui exercent dans un environnement médical ; en savoir plus sur cette distribution d'accès.

8.5. Comment et quand puis-je récupérer mes badges?

Chaque badge est nominatif, c'est pourquoi chaque participant doit récupérer son badge lui-même au bureau d'accueil dédié sur place :

Conférenciers et patients : Bureau des conférenciers
Délégués et exposants : Bureau des e-badges

en présentant les éléments suivants :

Votre lettre de confirmation (elle est disponible à tout moment pour être téléchargée via votre compte)
Preuve d'identité (par exemple, carte d'identité, passeport, permis de conduire, etc.)
Carte de visite (le cas échéant)

Reportez-vous au chapitre moments clés sous l'onglet "Planifier votre voyage" de notre site web pour en savoir plus sur les heures d'ouverture du bureau d'inscription.

8.6. Comment puis-je inscrire un photographe personnel?

Vous êtes les bienvenus si vous souhaitez amener votre propre photographe. Pour inscrire votre photographe, veuillez suivre les étapes suivantes :

Achetez un badge d'exposant supplémentaire via le compte de votre entreprise (à remplir avec le nom du photographe). Les badges d'exposant ne sont en aucun cas transférables.
Remplir, signer et envoyer le formulaire de règlement au moins 30 jours avant l'événement. (veuillez faire votre demande par email ici.)

Si vous souhaitez obtenir une liste des photographes que nous utilisons, faites-le nous savoir et nous pourrons vous en envoyer une en fonction de vos besoins.

8.7. Comment réserver mon hébergement pour le congrès?

Si vous avez besoin d'un hébergement pendant le congrès, veuillez vous référer à l'adresse suivante réservation d'hôtel chapitre sous l'onglet "Planifiez votre voyage" sur notre site web pour en savoir plus.

8.8. Que se passe-t-il si je veux inviter plusieurs délégués ? Est-ce que je bénéficie d'un tarif spécial?

À partir de 10 badges, vous pouvez profiter de grandes réductions sur les réservations de badges !

Plus vous achetez de badges, plus vous bénéficiez de réductions.
Lisez les directives pour l'inscription des groupes (vous pouvez également les télécharger ici).
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

9. Confidentialité et sécurité

9.1. Puis-je obtenir la liste des participants?

La base de données de l'AOP est déclarée à la Commission Nationale de l'Information et des Libertés (CNIL), sous le numéro 1161141. A ce titre, AOP n'est pas autorisé à transférer les données de sa base de données à une société extérieure.

Pour obtenir une liste de participants, nous vous conseillons d'acheter les produits appropriés

1) Pour les congrès: louez un scanner de badges sur place. Une fois que vous avez signé l'accord de confidentialité, les données du scanner de badges sont envoyées par e-mail dans les deux semaines suivant la conférence.

NOTA: En ce qui concerne le produit "Badge Scanner", nous avons mis en œuvre le processus ci-dessous, conformément aux nouvelles lois sur la protection des données :

AOP obtient: les délégués sont informés qu'en acceptant que leur badge soit scanné à l'aide d'un scanner de badges d'une société sur leur stand/activité sponsorisée, le participant autorise l'organisateur à partager ses données avec le partenaire tiers (exposant).
Le PARTENAIRE fournit: pour obtenir les informations des participants que vous avez scannés pendant l'événement, vous devez d'abord fournir l'accord de confidentialité dûment rempli et signé conformément à la conformité GDPR. Ce document sert à garantir que les informations sont sécurisées et utilisées correctement au sein de votre entreprise. Ce document peut être trouvé via votre compte d'entreprise dans la section " Produit sponsorisé " de votre tableau de bord.

2) Pour les webinaires : achetez le produit prospects comme option à votre webinaire sponsorisé. Une fois que vous avez signé l'accord de confidentialité, les données relatives aux téléspectateurs inscrits, aux téléspectateurs en direct et aux téléspectateurs des reprises sont fournies.

NOTA: En ce qui concerne le produit "Lead", nous avons mis en œuvre le processus ci-dessous, conformément aux nouvelles lois sur la protection des données :

AOP obtient: au cours du processus d'inscription, chaque participant doit donner son consentement explicite au transfert de ses données aux partenaires d'AOP. Pour respecter le GDPR, nous ne pouvons partager que les données des membres qui ont donné leur consentement pour que leurs informations soient partagées avec nos partenaires du secteur. Il se peut que d'autres membres se soient inscrits à votre webinaire ou l'aient regardé mais souhaitent que leurs données restent confidentielles.
Le PARTENAIRE fournit: pour obtenir les informations des spectateurs, vous devez d'abord fournir l'accord de confidentialité dûment rempli et signé conformément à la GDPR. Cela sert à garantir que les informations sont sécurisées et utilisées correctement au sein de votre entreprise.

AOP ne partage aucune information concernant la faculté ou la politique de subvention AOP avec une entité externe. Seul le membre de la faculté lui-même peut choisir de partager ses informations personnelles ou toute information concernant sa bourse de la faculté.

9.2. Comment puis-je connaître le nombre de participants ainsi que la répartition de la population?

Le nombre total de participants est annoncé à la fin du congrès.

Cependant, et parce que le congrès mondial annuel des AOP a connu une croissance de 10% chaque année depuis sa première édition, nous nous basons sur ces chiffres pour rester réalistes et vous présenter un nombre de participants :

2 mois avant l'événement
et deux semaines avant
un jour après

Pour le Congrès mondial de Paris, les derniers chiffres sont les suivants:

2 mois avant l'événement : environ 2 500 participants
et deux semaines avant : environ 6 500 participants
un jour après : environ 13 000

Pour le congrès Asia Edition, les derniers chiffres sont les suivants :

2 mois avant l'événement : environ 150 participants
et deux semaines avant : environ 900 participants
un jour après : environ 1 600

Pour le congrès Americas Edition, les derniers chiffres sont les suivants :

2 mois avant l'événement : environ 110 participants
et deux semaines avant : environ 500 participants
un jour après : environ 900

Pour le Congrès de l'édition indienne, les derniers chiffres sont les suivants :

2 mois avant l'événement : environ 20 participants
et deux semaines avant : environ 100 participants
un jour après : environ 400

Pour le congrès Asia Online Class Edition, la 1ère édition est la suivante:

2 mois avant l'événement : environ 250 participants
et deux semaines avant : environ 390 participants
un jour après : 840 participants

>EXHIBIT > REPORT

9.3. Qu'en est-il du règlement général sur la protection des données (GDPR)?

Qu'est-ce que c'est ?
Le GDPR est une législation européenne sur la protection de la vie privée qui assure la protection des données personnelles. Elle assure la transparence de la collecte, de l'utilisation et du traitement des données. Par conséquent, nous avons mis à jour la politique de confidentialité d'AOP pour répondre à toutes les exigences nécessaires sur la façon d'aborder la confidentialité des données.

Qu'est-ce qu'une donnée personnelle ?
Tout ce qui peut être lié à l'identité d'une personne (c'est-à-dire l'adresse, les noms, l'adresse électronique, les numéros de compte, le numéro de téléphone) est considéré comme une donnée personnelle.

Quels sont les droits des individus sur leurs données?

Accès aux données
Rectification des données
Suppression des données
Restriction du traitement des données
Portabilité des données
Objection aux données

9.4. Comment l'IMCAS suit-elle le GDPR ?

Pourquoi utilisons-nous les données ?
- Pour communiquer avec vous, ainsi que pour personnaliser et améliorer votre expérience client.
- Pour fournir les services que vous avez demandés ou dont vous pourriez avoir besoin. L'utilisation de données personnelles nous permet d'améliorer ces services en comprenant vos intérêts, vos préférences et vos besoins.
- Pour des analyses et recherches statistiques et pour améliorer/rénover nos options de service, mais à cette fin, nous n'utilisons que des données collectées anonymes. Sans votre accord, nous n'utiliserons jamais de données sensibles pour des études statistiques.
Vous trouverez un aperçu de la manière dont nous traitons les données et de la raison pour laquelle nous le faisons en cliquant ici.

Quelles sont les données que nous collectons et stockons ?
Si vous utilisez l'un de nos services, nous pouvons recueillir vos données. Par exemple, un nom, une adresse, un numéro de téléphone, une adresse électronique ou votre spécialité médicale.

Nous recueillons des données à différents moments et de différentes manières. Par exemple :

Collecte directe
- lors de la création d'un compte sur notre site web;
- lors de l'inscription à l'un de nos congrès;
- lors de l'inscription aux plateformes de l'Académie ;
- lorsque vous nous contactez.
Collection indirecte
- lorsque vous naviguez sur notre site web ;
- lorsque vous êtes membre de l'une de nos sociétés savantes partenaires.
Comment partageons-nous les données ?
Les informations personnelles qui comptent avec l'autorisation nécessaire peuvent être partagées avec des partenaires tiers tels que des entreprises, des organisations de soins de santé, des sociétés scientifiques, etc. qui offrent des produits et services connexes, comme des solutions médicales ou de l'enseignement médical.

Pendant combien de temps conservons-nous les données ?
La conservation des données personnelles dans nos dossiers dépendra de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. La durée exacte est établie par plusieurs lois applicables, notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les membres de l'UE, et sera conservée à des fins commerciales ou juridiques légitimes. La plupart du temps, nous conservons les données pendant deux ans.

Comment protégeons-nous les informations ?
Nous nous engageons à accompagner et à garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles. À tout moment, nous sommes tenus d'appliquer des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales appropriées qui garantissent la collecte, le stockage et la divulgation des informations personnelles des utilisateurs.

Qui dois-je contacter en ce qui concerne la protection des données ?
Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPD) à l'adresse suivante : data-privacy@aopcongress.com.

9.5. Qu'en est-il des prestataires externes pendant le congrès?

Afin que AOP puissent offrir aux participants et aux exposants la plus haute qualité, l'organisation et la logistique de tous les services utilisés pour les événements et/ou activités pendant un congrès AOP doivent être organisées directement par le secrétariat AOP.

Par conséquent, pour le recours à TOUT fournisseur de services externe, l'approbation préalable du secrétariat AOP doit être reçue.
> Si votre entreprise souhaite faire appel à un fournisseur externe pour des services qui sont fournis directement par AOP, des frais de service supplémentaires seront appliqués.

Cette politique garantit la maîtrise de tous les services qui se déroulent pendant les événements de A à Z.

9.6. Qu'en est-il de notre sécurité?

La sécurité des personnes présentes et des participants est notre principale préoccupation, c'est pourquoi trois facteurs doivent être pris en considération :

Lieu : le lieu, ainsi que la ville où se tient le congrès, suivent des règles de sécurité spécifiques en fonction de la situation. Si, à tout moment, il y a une manifestation, une émeute ou tout autre événement hors du commun qui peut affecter la sécurité des participants, le personnel de sécurité est renforcé et les mesures nécessaires sont prises.
AOP: En tant qu'organisateurs, nous avons toujours nos propres mesures de sécurité. Nous vérifions l'identité de chaque participant pour lui fournir un badge personnel qui est scanné avant d'entrer dans le congrès.
Participant : Restez à l'écart des situations dangereuses. N'essayez pas de participer à des protestations/rallies pendant que vous êtes dans la ville des congrès. Nous vous conseillons toujours la prudence.

Pour le reste, profitez de la ville et profitez de votre voyage. N'oubliez pas de jeter un coup d'œil à la section Planifiez votre voyage du site web pour voir des activités ludiques à réaliser.

En cas de force majeure, l'événement peut être déplacé à une date ou un lieu diﬀerent, annulé complètement, ou le calendrier modifié en raison d'incidents indépendants de la volonté de quiconque, de circonstances atténuantes hors du contrôle des AOP (telles que, mais sans s'y limiter, une grève générale, les invasions, les hostilités, les guerres, les émeutes, les urgences sanitaires ou autres situations similaires empêchant l'exécution du contrat) ou d'actes de Dieu (tels que, sans s'y limiter, les épidémies, les ﬂoods, les éruptions volcaniques, les tremblements de terre ou autres convulsions de la nature et autres actes).

Dans le cas d'une annulation causée par, ou résultant, directement ou indirectement d'une Force Majeure (tel que ce terme est déﬁni dans la phrase précédente), une politique d'annulation et de remboursement spécifique s'applique. Veuillez vous référer au chapitre 2.6. Limitation de la responsabilité et au guide de l'exposant pour plus de détails.

9.7. Qu'en est-il de la responsabilité et de l'assurance?

Tous les exposants participants doivent être entièrement assurés, y compris, mais sans s'y limiter, contre les risques pour leurs biens et marchandises, la responsabilité civile et les pertes ou dommages causés par des raisons circonstancielles telles que le feu, l'eau, le vol et les accidents, ainsi que les responsabilités des tiers, et ce document peut être exigé à tout moment par l'organisateur.

L'exposant s'engage à assurer, indemniser et dégager de toute responsabilité l'AOP en ce qui concerne tous les coûts, réclamations, demandes et dépenses auxquels l'AOP pourrait être soumis de quelque manière que ce soit à la suite de toute perte subie par le public ou toute personne présente à l'événement, causée par un acte ou un manquement des exposants et de leurs affiliés, agents et entrepreneurs.

L'assurance doit couvrir toutes les réclamations de tiers et tous les dommages résultant ou découlant d'une négligence, d'actes ou d'omissions, ou d'une faute intentionnelle de l'exposant, de ses administrateurs, dirigeants, employés, représentants, entrepreneurs, invités ou hôtes*.

AOP ne sera donc pas responsable vis-à-vis de l'exposant ou de toute autre personne pour

décès
dommages corporels
la perte ou les dommages causés aux biens ou aux marchandises

AOP ne peut être tenu responsable des biens volés avant, pendant et après le congrès. la société exposante doit surveiller ses biens à tout moment.

*Par exemple : Si, au cours d'une démonstration ou d'une conférence, un accident de quelque nature que ce soit, causé par un représentant de l'entreprise ou un orateur invité par l'entreprise, endommageait le lieu ou l'un de ses équipements, l'entreprise et l'orateur seraient tenus pour responsables et leur assurance devrait couvrir l'incident, en répondant à la demande.

9.8. Quelles sont les mesures sanitaires que nous employons lors des événements physiques?

Découvrez comment AOP lutte contre le COVID-19 ICI.

Chez AOP, nous avons toujours donné la priorité au bien-être de nos participants, conférenciers et sponsors à tous les niveaux. Protégez-vous et protégez les autres contre le covid-19.

Tous les exposants AOP, pour récupérer leur badge, doivent se présenter à l'arrivée :

• Pièce d'identité
• Lettre de confirmation
• Pass sanitaire*, preuve de soit:
    • Statut de vaccination complète
    • Récupération récente du Covid
    • Test PCR ou antigène Covid négatif effectué dans les 72 heures précédentes

*Le pass sanitaire peut se présenter sous la forme d'un QR code ou de tout justificatif (test papier antigène,...). Il pourra vous être demandé de le présenter à nouveau pour toute nouvelle entrée au congrès.
Le port du masque est obligatoire à tout moment - sauf lorsque vous parlez sur scène.

Ces mesures sont constamment mises à jour pour s'adapter à l'évolution de la situation pandémique et aux règles de sécurité recommandées par les autorités sanitaires internationales.

10. Réglementations de l'exposition

10.1. Quel est le règlement de l'exposition?

Il existe un ensemble de règles à respecter sur le lieu d'exposition, afin d'assurer le bon déroulement et la sécurité d'un congrès.

Les extincteurs installés par les services techniques du lieu du congrès sur le stand ou à proximité ne peuvent en aucun cas être déplacés et doivent rester accessibles à tout moment.
Tout dispositif publicitaire lumineux ou sonore et toute animation, spectacle ou démonstration susceptible de provoquer un attroupement dans le sentier doit être soumis à l'accord préalable de l'AOP, qui peut annuler l'autorisation éventuellement accordée si le dispositif ou la manifestation perturbe la circulation ou la manifestation.
Les chemins ne doivent en aucun cas être bloqués ou empiétés.
Tout matériel d'emballage en vrac, les housses utilisées pendant la fermeture, les articles non utilisés pour la présentation du stand et les effets personnels du personnel doivent être placés hors de la vue des participants.
Pendant les heures d'ouverture du hall d'exposition, les objets exposés ne doivent pas rester couverts. Dans ce cas, AOP enlèvera toute couverture sur les objets exposés sans être tenu responsable des dommages ou pertes qui pourraient résulter de cette action.
Les exposants ne peuvent pas vider leur stand ou remballer avant la fin des heures d'exposition le dernier jour.
La fermeture totale ou partielle d'un stand pendant les heures d'ouverture au public est, par tous les moyens utilisés et notamment lors d'une démonstration, strictement interdite.
Interdiction de fumer dans l'enceinte du congrès. Conformément au décret du 29 mai 1992, il est interdit de fumer dans les halls d'exposition et/ou les espaces publics ouverts, ainsi que sur les stands.
Aucun fournisseur de nourriture et de boissons ou traiteur, autre que le traiteur officiel désigné par le site (ou le(s) entrepreneur(s) agréé(s) par le site), n'est autorisé à fournir ou à servir de la nourriture et des boissons sur le site du congrès.

10.2. Pourquoi dois-je signer le document sur les règles et règlements?

Le document "Rules and Regulations" doit être rempli par les sociétés exposantes. Il a été généralisé pour toutes les conférences AOP et s'applique à tous les exposants.

Il vise à :

garantir la sécurité envers nos Délégués et nos Exposants, en tenant compte des règles propres au lieu de la Conférence.
maintenir une stricte équité entre tous les exposants, en ce qui concerne la construction, le montage et le démontage des stands.

10.3. Quelles sont les réglementations que je dois respecter?

1. Droit du travail

2. Douane (pour les matériaux ou produits provenant de l'étranger)

3. Hygiène (pour les aliments ou les espèces animales)

4. Licences des produits : il incombe aux exposants d'obtenir les licences de marketing et de commercialisation correspondantes des produits qui sont exposés, promus ou utilisés pendant l'événement. Le produit ou le dispositif doit être légalement autorisé par les autorités locales du pays où se déroule l'événement. Les produits sans licence ne sont pas autorisés à être promus.

5. Licences médicales : tout acte médical organisé par l'exposant pendant l'événement doit être exécuté par des médecins qualiﬁés et autorisés à le faire conformément à la loi et aux règlements du pays où l'événement a lieu. Veuillez noter que de nombreux pays exigent la délivrance d'une "licence temporaire" pour que le médecin puisse effectuer légalement un acte médical/une demande. Veuillez vous référer à chapitre 4.4. Comment puis-je faire une démonstration en direct ? pour plus d'informations.

10.4. Peut-on prendre des photos et des vidéos ?

Des images (photographies ou vidéos) peuvent être autorisées sur autorisation écrite de l'organisateur, dans l'enceinte de l'événement. Cette autorisation peut être retirée à tout moment. Un test de toutes les prises de vue sera remis à l'organisateur dans les ﬁfteen jours suivant la clôture de la manifestation. Les photos et vidéos ne sont jamais autorisées pendant les séances.

Veuillez consulter chapitre 8.6. Comment puis-je enregistrer notre photographe personnel ? pour les étapes de l'enregistrement d'un photographe.

Les prises de vue par les visiteurs sont interdites par AOP. La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des exposants.

L'exposant est tenu d'autoriser la photographie de son stand et/ou des objets exposés par les services de staﬀ professionnels de l'AOP ou autorisés par celle-ci. Ces clichés sont susceptibles d'être utilisés ultérieurement dans tout catalogue ou matériel publicitaire publié par l'organisateur, sans que l'Exposant puisse prétendre à une quelconque compensation en contrepartie.

AOP détient les droits d'auteur de tout le matériel éducatif présenté ou dérivé de ses réunions, tel que : enregistrements vidéo de démonstrations en direct / symposiums / documents à distribuer / posters / résumés / synopsis de présentation. Les informations présentées lors des congrès AOP ne peuvent être publiées ou diffusées dans aucun média dans leur format original (à l'exception des communiqués de presse). Par conséquent, toutes les sessions sponsorisées telles que les démonstrations en direct, les symposiums et les conférences sont des produits dérivés AOP et sont la propriété AOP.

10.5. Comment puis-je faire part de mes commentaires ?

Une fois que le produit acheté a été livré, vous êtes invité à partager avec nous tout commentaire ou suggestion que vous pourriez avoir sur ce produit !

En outre, il vous sera demandé, à la fin de chaque conférence, de soumettre votre formulaire d'évaluation dans lequel vous pourrez donner votre avis sur le congrès. Nous accueillons également les commentaires de nos exposants tout au long de l'année.

Veuillez envoyer vos commentaires et suggestions à contact@aopcongress.com. Nous apprécions vos commentaires et continuons à travailler ensemble pour faire de tout événement à venir un atout pour nous tous.

11. Formats du congrès

11.1. La conférence sera-t-elle virtuelle?

La crise sanitaire mondiale de 2020 a poussé les événements du monde entier à se remettre en question et à passer du format physique au format virtuel.

Chez AOP nous pensons qu'un rassemblement physique est crucial pour une expérience d'apprentissage réussie avec des interactions et des échanges d'idées significatifs, et nos conférences visent à rester dans le format physique autant que possible.  

Mais, et parce que " quelque chose de bon sort de chaque crise " (Dave Pelzer), nos conférences physiques sont désormais complétées par une expérience virtuelle complète qui sera délivrée sous un format HYBRID. Bien que l'expérience éducative et le contact humain qui nous caractérisent restent au premier plan, nous comprenons également que certains participants ne pourront pas assister physiquement au congrès. C'est pourquoi tous les participants ont la possibilité de passer d'un badge physique à un badge virtuel.

Ce nouveau format de conférence HYBRID (physique et virtuel) garantit que les participants du monde entier ne manqueront aucun contenu scientifique et élargit votre portée en tant que sponsor, puisque vous n'êtes plus limité par les limites de votre espace de stand.

S'il s'avère vraiment impossible d'organiser une partie physique de la conférence, celle-ci passera alors à un format virtuel. (Consultez le chapitre 11.3)

Pour une explication complète sur la "présence virtuelle", veuillez consulter notre FAQ delegates 4.1.

11.2. Participation physique ou virtuelle : quelle est la différence?

Selon le format de la conférence, votre participation est la suivante :

• Si le format de la conférence est "hybrid", le sponsor doit réserver un stand physique comme d'habitude (avec tout autre produit du catalogue de produits). Ils peuvent choisir, et sont fortement encouragés à compléter leur participation par une présence en ligne sur la plate-forme virtuelle.
• Si le format de la conférence est "virtuel", le sponsor bénéficiera d'une participation virtuelle unique pour atteindre son public et ses clients dans le monde entier.

 Notre guide des sponsor indique clairement quels produits sont virtuellement livrables.

11.3. Peut-on prévoir le changement de format?

Il existe encore de nombreuses incertitudes en France et dans le monde. En tant qu'organisateur de congrès internationaux, nous tenons compte des lois locales, des directives du pays d'accueil, ainsi que des restrictions imposées par les pays d'origine de nos participants.

Comme indiqué dans le Chapitre 2.6. Limitation de responsabilité, tout changement de format serait uniquement en cas de Force Majeure ou en cas de non-respect du nombre prédéterminé d'inscriptions physiques. Ce deuxième filet de sécurité est conçu pour protéger votre investissement en tant que sponsor en vous assurant que vous disposez toujours d'un public complet pour vos efforts de marketing.

Tout changement de format sera suivi d'une communication et de politiques claires, précises et équitables pour nos intervenants, délégués et sponsors.

FAQ

1. Réservation

2. Conditions Générales de Vente

3. Logistique du stand

4. Sessions sponsorisées

5. Produits sponsorisés

6. Subventions éducatives

7. Activités du stand

8. Inscriptions / badges

9. Confidentialité et sécurité

10. Réglementations de l'exposition

11. Formats du congrès

1. Réservation

1.1. Comment réserver un stand ?

1.2. Quelles informations dois-je fournir pour réserver un stand?

1.3. Quel est le niveau de parrainage requis?

1.4. Puis-je réserver plusieurs stands?

1.5. Où puis-je voir qui a réservé un stand et son emplacement?

1.6. Puis-je parrainer des produits sans réserver un stand et quels produits?

1.7. Qu'en est-il du "PPS" et comment puis-je en obtenir?

1.8. Puis-je modifier, annuler ou compléter ma commande?

1.9. Comment puis-je réserver mon stand pour le prochain congrès?

1.10. Est-il possible de sous-louer mon stand?

1.11. Je suis intéressé par une exposition l'année prochaine, puis-je visiter pendant le congrès?

1.12. Exonération de la TVA

2. Conditions Générales de Vente

2.1. Priorité d'achat

2.2. Confirmation de la commande et facture

2.3. Modalités de paiement

2.4. Politique d'annulation

2.5. Modification du programme

2.6. Limitation de responsabilité

2.7. Politique du service interne de conformité de l'entreprise (CICSP)

2.8. Qu'advient-il de ma commande si la conférence passe au format virtuel ?

3. Logistique du stand

3.1. Quel est le programme du congrès, y compris les heures de montage et de démontage des stands ?

3.2. Quelles règles doivent être respectées lors de la mise en place?

3.3. Puis-je obtenir des informations supplémentaires sur la construction et l'équipement des stands?

3.4. Y a-t-il des exigences spécifiques pour la conception de mon stand?

3.5. Quelles informations dois-je inclure dans ma proposition de conception de stand ?

3.6. Je suis un constructeur de stand externe. Où puis-je trouver les informations logistiques nécessaires?

3.7. Qu'en est-il des passes de constructeur?

3.8. Comment puis-je commander l'électricité, le nettoyage, des meubles supplémentaires, etc.?

3.9. How do I know how much electrical power my booth needs?

4. Sessions sponsorisées

4.1. Comment puis-je introduire une conférence dans le programme?

4.2. Comment puis-je sélectionner le créneau horaire de mon symposium / démonstration en direct?

4.3. Quand puis-je m'installer pour mon symposium ?

4.4. Comment puis-je faire une démonstration en direct?

4.5. Quels sont les créneaux horaires attribués à la salle de traitement pour les symposiums?

4.6. Qu'en est-il des patients qui seront traités pendant la démonstration en direct ?

4.7. How and when can I set up for my hospitality suite/meeting room/training lab?

4.8. Où est-ce-que nos orateurs peuvent-ils télécharger leur(s) présentation(s)?

4.9. Qu'en est-il des droits d'auteur / de la diffusion des sessions sponsorisées?

4.10. Qu'en est-il de la publication de mon activité sur IMCAS Academy?

4.11. Que diriez-vous de sponsoriser un webinaire sur l'Académie IMCAS ?

5. Produits sponsorisés

5.1. Comment puis-je réserver des salles de réunion et des laboratoires de formation?

5.2. Quand et où puis-je livrer des encarts, des blocs-notes, des stylos, des lanières (articles sponsorisés)?

5.3. Comment puis-je savoir quels produits sont inclus dans mon parrainage et quels sont les délais de soumission?

5.4. Où sera placée exactement ma publicité?

5.5. Pourquoi ne pas organiser un événement parallèle en dehors du congrès?

5.6. Qu'est-ce que les données du lecteur de badges?

5.7. Que diriez-vous d'avoir notre propre plateforme d'entreprise sur IMCAS Academy?

6. Subventions éducatives

6.1. Qu'est-ce qu'une "subvention éducative"?

6.2. Qui choisit les orateurs d'une session de subvention éducative?

6.3. Que diriez-vous d'organiser un webinaire sur l'Académie IMCAS?

7. Activités du stand

7.1. Peut-on faire un sondage pendant le congrès?

7.2. Peut-on faire un discours en direct sur notre stand?

7.3. Les participants peuvent-ils acheter des produits/appareils à notre stand?

7.4. Mon produit doit-il être enregistré pour être exposé?

7.5. Puis-je distribuer du matériel de marketing lors de l'événement?

8. Inscriptions / badges

8.1. Combien de badges puis-je obtenir ?

8.2. Puis-je changer le nom d'un badge commandé?

8.3. Qu'est-ce qu'un badge "orateur de l'industrie"?

8.4. Comment puis-je accéder aux sessions scientifiques?

8.5. Comment et quand puis-je récupérer mes badges?