Pour demander un stand, une entreprise doit passer une commande via la plateforme en ligne de l'AOP.
Pour savoir quels emplacements sont disponibles, vous pouvez les consulter directement en ligne, en passant par le plan interactif:
Si le stand que vous souhaitez réserver n'est pas disponible, nous pouvons vous mettre sur une liste d'attente en fonction de vos besoins particuliers (par exemple, pour un étage en particulier). Pour ce faire, veuillez contacter l'équipe de vente par e-mail en précisant vos besoins et notre équipe sera heureuse de vous aider dans la mesure du possible.
Pour réserver un stand, vous devez nous fournir les informations suivantes :
Au sein de l'exposition, certains stands nécessitent un niveau de parrainage particulier, d'autres non. Les stands avec un niveau de parrainage minimum ne peuvent être réservés que lorsque le niveau requis est atteint. Le niveau de parrainage requis est fonction de la taille du stand et de son emplacement.
Le niveau de parrainage minimum requis fait référence à l'investissement minimum qui doit être atteint pour pouvoir confirmer la commande avec le stand que vous avez sélectionné.
Pour atteindre le niveau de parrainage, les montants suivants sont pris en considération :
Un certain nombre de badges d'exposants sont automatiquement inclus en fonction du niveau de parrainage.
Veuillez noter que, selon le congrès, la construction du stand peut être prise en considération dans le cadre du niveau de parrainage. Cependant, dans la plupart des cas, il s'agit d'un produit supplémentaire qui ne compte pas dans le cadre d'un parrainage.
Si vous souhaitez réserver un stand sans aucun autre produit, nous vous recommandons de réserver un stand avec un "parrainage standard". Cela signifie qu'aucun investissement minimum n'est requis pour réserver le stand.
Chaque entreprise ne peut réserver qu'un seul stand. Nous respectons strictement cette règle pour les raisons suivantes :
Directement sur le plan de l'exposition ici. Placez votre souris sur les stands rouges pour voir quelle entreprise les a réservées sous "Réservé par".
Pour consulter la liste complète des participants, il suffit de se référer à la Liste des sponsors - Une fois que vous êtes sur la liste, vous pouvez :
Les entreprises figurant sur la liste "sponsor en cours" sont des entreprises exposantes potentielles qui nous ont contactés et ont manifesté leur intérêt pour notre prochain événement.
NOTA: AOP se réserve le droit de modifier le plan à tout moment. Après l'attribution de l'espace, les exposants acceptent d'être relocalisés dans un autre espace équivalent, si nécessaire, et ce, sous le jugement de l'Organisateur.
Oui, vous pouvez le faire. Consultez la liste des produits qui peuvent être parrainés sans exposer sur la plateforme en ligne.
D'autres produits nécessitent la réservation d'un stand.
Le système de points de priorité est conçu pour récompenser votre fidélité et le niveau de votre soutien.
Ce système encourage la cohérence et la transparence dans l'attribution des espaces d'exposition. En d'autres termes, plus le nombre total de points de priorité d'un exposant est élevé, plus il aura accès à l'espace d'exposition privilégié et à d'autres avantages.
Apprenez tout ce que vous devez savoir sur le PPS, comme les critères, l'allocation, les groupes et les règlements ici.
EN CAS DE CHANGEMENT DE STAND :
EN CAS DE CHANGEMENT DE PRODUIT(S):
6. Vérifiez d'abord les points suivants, en ligne :Tous les stands sont réservés strictement et uniquement via la plateforme en ligne, selon le principe du premier arrivé, premier servi.
La réservation anticipée de stands, avant l'ouverture de la plate-forme, n'est pas autorisée.
Si vous souhaitez être parmi les premiers à recevoir le Guide de l'exposant dès qu'il sera prêt, nous vous conseillons d'envoyer un e-mail à
sales@aopcongress.com
en déclarant votre intérêt pour le congrès de votre choix (vous serez immédiatement répertorié comme contributeur prévalent).
L'exposant ne peut pas sous-louer l'espace qu'il a réservé à une autre société, une division de la même entreprise ou un agent légalement autorisé. La rupture de cet accord entraînera l'expulsion immédiate de l'une ou des deux parties.
La mise en place d'une signalétique promotionnelle ou la promotion indirecte d'enseignes, de marques, de produits de raisons sociales differentes de celles de l'exposant est interdite. Tout objet ou élément jugé non conforme doit être retiré dès la première sommation et sans compensation, AOP peut agir pour le compte du contrevenant sans autre avertissement.
Oui ! Si vous souhaitez visiter pendant le congrès, vous pouvez vous inscrire à une visite guidée d'une heure organisée sur place par notre personnel. Notre guide vous montrera les salles de conférence, le hall d'exposition et les commodités, mais vous ne pourrez pas vous déplacer par vous-même dans l'enceinte du congrès.
Pour vous inscrire à la visite guidée, veuillez nous contacter ici avec votre nom complet, votre numéro de téléphone et votre e-mail.
Pour tous nos congrès hors de France, nos factures sont établies à partir de nos bureaux à Hong Kong et n'incluent pas la TVA.
En ce qui concerne notre congrès en France, les factures sont établies par notre siège social en France et il existe 3 possibilités :
A. Si votre entreprise est enregistrée en France
> La facture inclut la TVA
B. Si votre entreprise est enregistrée dans un État membre de l'Union européenne
> La facture est exonérée de TVA avec l'obligation de fournir les 3 éléments suivants :
1. Un numéro d'identification TVA intracommunautaire valide (à vérifier sur la plateforme web Système d'échange d'informations sur la TVA (VIES) à partir de la base de données VIES)
2. Un document des autorités gouvernementales de votre pays indiquant l'adresse d'enregistrement de votre société (le document ne doit pas dater de plus de 12 mois).
3. Un document des autorités gouvernementales de votre pays indiquant le nom de votre entreprise et le numéro de TVA (le document ne doit pas dater de plus de 12 mois).
- Exemple de documents valables : lettre du bureau des impôts local ou du département du commerce, licence commerciale valide ...
C. Si votre entreprise est enregistrée dans un pays hors de l'Union européenne
> La facture est exonérée de la TVA avec l'obligation de fournir les éléments suivants :
1. Un document des autorités gouvernementales de votre pays indiquant l'adresse d'enregistrement de votre société (le document ne doit pas dater de plus de 12 mois).
- Exemple de documents valables : lettre du bureau des impôts local ou du département du commerce, licence commerciale valide ...
NOTA:
○ Tous les documents relatifs à l'exonération de la TVA DOIVENT être téléchargés via la plateforme au moment de la commande. Aucun document ou demande d'exemption de TVA ne sera accepté après la passation de la commande.
○ Si les documents requis ne sont pas validés par nos experts fiscaux, nous annulerons votre facture existante et la réémettrons en incluant la TVA.
○ En cas de mise à jour des instructions données par nos entités autorisées en France, nous procéderons à l'inclusion de la TVA sur nos Factures.
○ Si vous êtes éligible à l'exonération fiscale et que vous avez été facturé avec la TVA, vous pouvez toujours demander le remboursement du montant de la taxe directement dans votre pays auprès des autorités fiscales locales.
Tous les produits sont soumis à la disponibilité. En cas de surréservation, les commandes seront traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi. En cas d'offre antérieure du même produit au moment de sa réception, AOP se réserve le droit de retirer le produit choisi. Dans ce cas, AOP prendra contact avec le client pour l'informer et discuter d'autres options alternatives.
En soumettant le bon de commande via notre portail en ligne, l'acheteur fait officiellement une offre juridiquement contraignante
à AOP. Vous recevrez immédiatement un accusé de réception par e-mail avec la facture correspondante.
Dans les 72 heures qui suivent sa réception, l'acompte demandé doit être payé.
Veuillez noter que :
Délais de paiement :
Réservation plus de 4 mois* avant le congrès :
Réservation dans les 4 mois* précédant le congrès :
Modes de paiement :
IMPORTANT: Si le paiement n'est pas effectué dans les délais, votre commande sera automatiquement annulée et les produits seront libérés et pourront être réservés par d'autres participants.
*Veuillez consulter le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes.
L'annulation doit se faire par écrit.
NOTA:
- le défaut de paiement des frais d'annulation entraînera une baisse de votre cote de crédit qui affectera votre prochaine participation à tous nos futurs congrès
- si le congrès est en FORMAT HYBRIDE (sur site et en ligne), et en cas de Force Majeure du côté de l'exposant évaluée publiquement par les autorités locales, l'exposant peut :
*veuillez consulter le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes.
**non applicable pour les produits qui ont déjà été livrés
Veuillez noter que si les intervenants, les expositions et les sessions ont été confirmés au moment de la publication, des circonstances indépendantes de la volonté des organisateurs peuvent nécessiter des substitutions, des modifications ou des annulations.
À ce titre, l'AOP se réserve le droit de changer ou de modifier les conférenciers, les expositions et les sessions annoncées si nécessaire, sans responsabilité. Toute substitution ou modification sera mise à jour sur notre portail et notifiée dès que possible.
Force Majeure
AOP n'assument aucune responsabilité dans le cas où le congrès est annulé, reprogrammé OU modifié dans un autre format en raison d'un événement de "Force Majeure" indépendant de leur volonté. Aux fins de la présente clause, les événements de force majeure comprennent, sans s'y limiter, les grèves générales et les grèves du travail, les invasions, les hostilités, les guerres, les émeutes ou autres situations similaires, les urgences sanitaires, les actes du gouvernement ou de l'État* tels que les mesures de verrouillage et de quarantaine, les restrictions en matière d'immigration et de transport ou sur le site, et les actes de la nature tels que les incendies, les inondations, les conditions météorologiques extrêmes ou toute autre urgence.
A - Si AOP détermine que le congrès doit être annulé en raison d'un événement de force majeure, la politique de remboursement appliquée dépendra du format de la conférence :
B - Si AOP détermine que le congrès doit être reprogrammé à la suite d'un événement de force majeure, l'inscription reste obligatoire et l'inscrit aura le droit de participer au congrès reprogrammé sans autre droit de remboursement. Si la personne inscrite n'est pas en mesure d'assister au congrès reprogrammé, les règles générales d'annulation telles que définies ci-dessus s'appliqueront.
C - Si AOP détermine que le congrès doit être basculé du format HYBRID au format VIRTUEL en raison d'un événement de force majeure, le sponsor peut opter pour le choix 1 ou le choix 2 :
AOP n'est pas tenu de rembourser les frais de voyage ou d'hébergement engagés par la personne inscrite si l'événement est annulé, reprogrammé ou modifié dans un autre format en raison d'un cas de force majeure.
*gouvernement ou état signifie à la fois "la France et le pays où se tient la conférence concernée"
**vous devez consulter le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes, les numéros et les portions/pourcentages.
***aucun remboursement pour les produits qui ont déjà été livrés
Législation en vigueur
La construction, la validité et l'exécution des présentes conditions sont exclusivement régies par le droit français (qui est le pays d'origine de la société mère COMEXPOSIUM HEALTHCARE) sans référence ni égard aux principes de conflits de lois. Les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux de France, situés à Paris.
Selon les circonstances (par exemple, la réglementation du pays, le type de produits, le public cible), les entreprises des secteurs des soins de santé, des produits pharmaceutiques et des dispositifs médicaux élaborent souvent des conditions de conformité internes qui s'adaptent à l'environnement réglementaire, modèrent les risques et renforcent la confiance entre clients, fournisseurs et investisseurs.
Ces termes sont rassemblés dans ce que nous - chez AOP - appelons une Politique de Service de Conformité Interne de l'Entreprise (CICSP).
CICSP sont tous différents et peuvent prendre la forme de "Bon de commande", "Contrat de service", etc... De plus, ils peuvent comprendre 3 pages ou 50 pages, et peuvent inclure des termes ou des phrases juridiques complexes. Ainsi, de nos jours, il devient plutôt impossible pour notre équipe de revoir chaque phrase et de s'assurer qu'aucune phrase ou mot ne remplace nos propres conditions de vente.
C'est pourquoi, dans tout document externe qui implique des produits AOP :
Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour compléter une commande:
1. Une fois que la décision formelle de passer du physique/hybride au virtuel a été annoncée:
2. Si la facture nouvellement émise est plus élevée que la dépense minimale requise de 40%, aucune autre action n'est requise. Les conditions d'annulation standard** s'appliquent si vous décidez d'annuler complètement votre participation.
3. Si la facture nouvellement émise est inférieure que le montant minimum requis de 40 %, vous devez ajouter d'autres produits pour atteindre 40 % de l'investissement initial* :
La politique d'annulation standard** s'applique si vous décidez d'annuler complètement votre participation.
*Comme indiqué dans les Limitations de la responsabilité - Force Majeure, C/Choice 1. Consultez le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes, les numéros et les portions/pourcentages.
**Comme indiqué dans la Politique d'annulation. Consultez le guide de l'exposant et votre facture pour connaître les dates exactes, les numéros et les portions/pourcentages.
Consultez les moments clés en ligne. En ce qui concerne l'installation des stands, chaque exposant se voit attribuer un créneau horaire spécifique en fonction de la taille du stand et du type d'équipement.
Le créneau de mise en place qui vous a été alloué peut être consulté à partir de votre page d'accueil compte de l'entreprise , sous stand -> Détails du produit. Veuillez respecter ces horaires car ils assurent le bon déroulement de l'exposition. Toute heure supplémentaire pendant le montage ou le démontage du stand est facturée à l'exposant.
Afin d'assurer la sécurité de tous, nous demandons à tous les exposants de se conformer à ces normes de sécurité pendant le montage :
L'espace est livré brut (vide - sans cloisons, plancher ou électricité), prêt à être construit et décoré par votre entreprise.
AOP s'est associé à la meilleure société de construction de stands pour vous offrir un stand personnalisé "tout compris" à un prix très compétitif. Nous facturons une marge forfaitaire de 10% sur les prix appliqués par notre constructeur de stand désigné. Vous pouvez bénéficier de prix fantastiques et de la possibilité d'ajouter ce service à votre panier.
Il y a deux possibilités :
OPTION 1 > Commandez l'option de construction pour votre stand
Si vous optez pour la construction d'un stand, gardez à l'esprit les points suivants :
Cliquez ici et sélectionnez l'une des options de construction pour plus d'informations.
OPTION 2 > Contactez un constructeur de stands indépendant
Vous pouvez contacter et amener votre propre fournisseur. Les coordonnées de notre constructeur de stand sont disponibles sur votre compte d'entreprise, si vous souhaitez obtenir un second devis.
NOTA: Le plan et le design de votre stand doivent être soumis à l'approbation de votre entreprise via votre compte. Une fois approuvé, afin de vérifier que le stand en construction correspond au design précédemment envoyé, ce plan est vérifié sur place lors du montage. Si la construction du stand ne correspond pas à votre plan, AOP se réserve le droit de modifier ou d'arrêter la construction. Veuillez vous référer à chapitre 3.4 Y a-t-il des exigences spécifiques en matière de conception pour mon stand ? pour voir les exigences qui seront vérifiées sur votre soumission.
Dans le cadre du contact entre vous et le constructeur de stand (fournisseur) que vous avez choisi, AOP n'a pas et ne peut pas avoir de rôle entre les parties susmentionnées et tout problème doit être résolu strictement par vous et vos fournisseurs.
Les principales spécificités qui seront vérifiées sur la conception de votre stand :
Il est OBLIGATOIRE de soumettre la conception du stand en 3D pour un stand d'espace brut. Le design doit inclure les mesures exactes des éléments suivants, et doit être soumis via le compte de votre entreprise :
Si vous êtes un constructeur de stand externe, voici quelques informations essentielles dont vous avez besoin :
La société exposante est le seul client lié par un contrat et, à ce titre, toutes les questions de facturation doivent être traitées directement entre AOP et la société exposante. Les constructeurs et tous les autres fournisseurs ne sont pas autorisés à contacter directement les représentants d'AOP pour toute question de facturation. Toute question concernant la société exposante et ses fournisseurs/contractants doit être traitée par la société exposante elle-même.
Les ouvriers de construction externes doivent s'inscrire le jour prévu pour l'installation de leur stand. Les passes sont remis par AOP directement à la salle/au bureau des services aux exposants.
Pour plus d'informations, veuillez lire le chapitre "MONTAGE ET DÉMONTAGE DU STAND - Les passes des constructeurs délivrés par AOP" dans le document des règles et règlements qui se trouve dans votre compte de société.
Une fois que vous avez confirmé votre parrainage, vous pouvez commander les services/le mobilier de votre choix. Connectez-vous à votre compte d'entreprise et passez votre commande via la page services aux exposants.
Vous pouvez également contacter directement le constructeur de stand / fournisseur de services officiel du congrès (les détails peuvent être trouvés via la page services aux exposants).
Les conférences AOP accueillent deux catégories de sessions :
Comment les créneaux horaires sont attribués et programmés :
> Décoration:
La décoration et le matériel promotionnel peuvent être mis en place au début de votre symposium. Si votre symposium a lieu juste après un déjeuner ou une pause café, vous pouvez utiliser ce temps pour vous installer.
> Distribution de produits aux participants :
Les enquêtes, questionnaires, goodies, prospectus, etc. peuvent être remis aux participants à leur entrée dans la salle ou pendant le symposium. Les sessions précédentes ne peuvent pas être interrompues à cette fin. Vous pouvez placer les objets sur les sièges dans la salle uniquement si votre symposium se déroule après une pause café ou déjeuner.
Veuillez vérifier le programme du symposium en ligne pour les horaires.
Pour effectuer une démonstration en direct sur un patient, trois conditions doivent être réunies (praticien, produit, lieu):
CONDITION 1. Le PRACTICIEN qui effectue l'acte médical doit:
En ce qui concerne les orateurs internationaux qui viennent chaque année du monde entier, ils représentent certainement un atout pour les conférences internationales comme AOP. AOP a pour habitude des les acceuillir et continuent à les accepter volontiers. Si votre entreprise souhaite inviter des conférenciers internationaux qui ne sont pas certifiés par un conseil local, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
CONDITION 2. Le PRODUIT ou le dispositif utilisé doit être enregistré ou légalement autorisé par les autorités locales du pays du congrès.
NOTA: Les démonstrations en direct de procédures/produits/dispositifs concernant le PRP ou les traitements vulvo-vaginaux sont strictement interdites et ne peuvent être réalisées pendant les congrès AOP.
CONDITION 3. Le LIEU où se déroule la démonstration en direct respecte les règles suivantes:
pour un espace STAND:
Les démonstration en direct ne sont pas autorisés sur les stands1. Produit/dispositif à utiliser :
- le nom de la marque (par exemple "Restylane pour l'acide hyaluronique" ou "UltraShape pour l'appareil à énergie").
- les caractéristiques techniques ("pharmacologie du produit" ou "données techniques du dispositif")
- certificat d'enregistrement dans le pays du congrès
2. Déroulement de la démonstration:
- Le processus de démonstration du produit/dispositif est-il effectué sur un patient vivant?
- le produit/dispositif fait-il l'objet d'une démonstration par un médecin?
- quelle zone sera traitée?
- données du démonstrateur
(nom - prénom - email - spécialité médicale ou fonction au sein de l'entreprise - pays)
- description de la mise en place de la démonstration sur votre stand
3. Horaires de la démonstration:
- dates et heure
- durée
pour les SYMPOSIA ou les DEMONSTRATIONS EN DIRECT :
Des démonstration en direct doivent être effectués :pour LABORATOIRE DE FORMATION:
En toutes circonstances, il ne peut y avoir qu'un maximum de 10 à 15 personnes dans le laboratoire de formation à tout moment.Veuillez noter que pour toute démonstration en direct, l'entreprise est entièrement responsable de A à Z de sa réalisation. AOP ne peut être tenu responsable d'aucune étape de la procédure.
Lors de l'achat de tout produit impliquant une démonstration en direct, vous recevez un courriel détaillé (environ 2 mois avant la date du congrès) que nous vous demandons de lire attentivement. Il contient des informations importantes telles que l'emplacement des salles de démonstration, les exigences matérielles et logistiques, les horaires et tous les autres détails permettant de garantir le bon déroulement de l'événement. Pour voir un exemple de l'aménagement des salles et du matériel que nous vous demandons d'apporter pour toute démonstration en direct, cliquez ici
En fonction de l'environnement juridique correspondant au lieu du congrès, notre comité scientifique peut exiger que les démonstrations en direct pendant un symposium soient réalisées dans un établissement médicalisé, soit une entité tierce (par exemple une clinique, une chambre d'hôpital), soit une salle de traitement sur le lieu du congrès et diffusées dans la salle de conférence où le public est assis.
Les créneaux horaires attribués aux salles de traitement peuvent être consultés à partir de votre page d'accueil : compte d'entreprise planification logistique. -->3. Planification des activités sponsorisées et des conférences subventionnées
Pour voir comment gérer la logistique des patients et utiliser la zone de préparation des patients, reportez-vous à la section 4.6.
Voici les points essentiels lors du recrutement de patients pour votre démonstration :
a. Recrutement des patients
Par conséquent, il est préférable que la société de soutien soit chargée d'engager et d'héberger le ou les patients pour leurs activités sponsorisées.
> Decoration:
- For one day booking room:
La ou les présentations doivent être téléchargées au Club Lounge/Preview room*. Vous pouvez trouver son emplacement sur le congrès plan de l'exposition.
Des points importants à prendre en considération :
Nous vous rappelons que l'AOP détient les droits d'auteur de tout le matériel éducatif présenté ou dérivé de ses réunions, tel que : enregistrements vidéo de démonstrations en direct / symposiums / polycopiés / posters / résumés / synopsis de présentation. Les informations présentées lors des congrès de l'AOP ne peuvent être publiées ou diffusées dans aucun média dans leur format original (à l'exception des communiqués de presse).
Par conséquent, toutes les sessions sponsorisées telles que les démonstrations en direct, les symposiums et les conférences invitées sont des produits dérivés d'AOP et sont la propriété d'AOP.
Chaque intervenant est prié de soumettre, avant sa présentation, une déclaration de consentement indiquant s'il accepte d'être enregistré afin que la vidéo correspondante puisse être publiée sur AOP Academy.
Chaque vidéo approuvée est éditée par notre équipe AV (vidéo, qualité, éclairage, angle, audio, etc.). L'équipe audiovisuelle s'assure également que chaque patient, dans tous les documents (diapositives, photos, démonstrations, etc.) présentés dans les vidéos, est méconnaissable en rendant flous les yeux du patient (ou le reste du visage, selon la procédure).
L'introduction de caméras ou de dispositifs provenant d'un fournisseur externe doit être approuvée par le secrétariat d'AOP et peut entraîner des coûts supplémentaires. Dans la plupart des cas, ils ne doivent être utilisés qu'à des fins immédiates - aucun enregistrement pour une utilisation ultérieure n'est autorisé. Contactez votre représentant commercial pour plus d'informations, si vous souhaitez faire appel à une équipe audiovisuelle supplémentaire.
Bonne nouvelle ! Votre activité sponsorisée peut facilement être publiée sur AOP Academy et atteindre plus de 47 000 membres enregistrés (et en augmentation).
N'oubliez pas que pour qu'une conférence soit placée dans la bibliothèque de l'Académie AOP, l'orateur (et le patient) doivent signer un formulaire de consentement acceptant sa publication.
Si vous souhaitez promouvoir spécifiquement votre/vos produit(s) et vos études auprès de la communauté de l'Académie AOP, nous vous proposons d'organiser un webinaire sponsorisé.
Vous pourrez définir un modérateur, réunir des spécialistes sur le sujet choisi, et éventuellement effectuer des démonstrations en direct. Le webinaire apparaîtra comme une session sponsorisée et portera le logo de votre entreprise. AOP se chargera de la logistique, de la communication et de la plateforme (comme pour un symposium lors d'un congrès). Tous les membres de l'Académie AOP peuvent le regarder en direct ou en différé à tout moment. Les non-membres peuvent créer un compte gratuit pour y avoir accès.
Regardez ici pour un exemple de webinaire sponsorisé - Ce produit peut être commandé directement sur le site AOP Academy catalogue de produits
Toutes les commandes pour la réservation d'une salle de réunion/laboratoire de formation doivent être effectuées via la plateforme en ligne. Aucune demande de salle ne sera acceptée par téléphone ou par email.
Vous pouvez choisir la date, l'heure et le lieu de la salle de réunion/du laboratoire de formation lors du traitement de votre commande. La modification de la location de la salle n'est possible que si la nouvelle salle requise est disponible et de valeur égale ou supérieure. Si ces critères sont remplis, l'équipe de vente peut alors procéder, selon vos instructions, à la mise à disposition de la nouvelle salle (après approbation). Veuillez contacter l'équipe en envoyant un e-mail à sales@aopcongress.com avec votre demande après avoir vérifié la disponibilité sur notre plateforme de réservation.
Veuillez vérifier votre ID d'exposant sur le laboratoires de formation et salles de réunion document en ligne pour les dernières informations.
Pour vérifier l'emplacement ou le programme qui vous a été attribué, vous aurez besoin de votre numéro d'exposant. Vous trouverez ce numéro dans votre compte d'entreprise, ainsi que toutes les informations ci-dessus, par l'intermédiaire de votre carte d'identité onglet planification logistique. Veuillez noter que vous devez être connecté pour y avoir accès.
Vous êtes entièrement responsable de l'organisation, de la promotion et des activités organisées dans la salle/laboratoire de formation. Cependant, il vous est demandé de fournir un thème et les objectifs de vos activités prévues dans un laboratoire de formation, ainsi que la certification de tout produit que vous pourriez utiliser. AOP ne peut être tenu responsable de tout acte dérivant de l'utilisation de ces espaces.
AOP se réserve le droit de réaffecter d'autres salles comparables en fonction des contraintes d'espace, de sécurité et de législation.
NOTA: Les exposants ne peuvent pas sous-louer la salle qui a été réservée à une autre société qui ne serait pas une division de la même société ou un agent légalement autorisé. Une preuve valable (contrat d'agent autorisé ou statut de société) doit être présentée à l'AOP pour recevoir l'autorisation. Toute violation de cet accord entraînera l'expulsion immédiate d'une ou des deux parties.
Tout le matériel promotionnel doit parvenir à notre destinataire dans les délais spécifiés dans votre formulaire de demande d'adhésion avec votre compte d'entreprise. La date et les instructions de livraison vous sont fournies par le département Industrie au sein de cette plateforme sous forme de fichier d'instruction à télécharger.
Le compte de l'entreprise comprend toutes les informations que vous devez connaître et soumettre pour participer en tant qu'exposant au congrès
Il contient des informations telles que :
Elle requiert des informations telles que :
Toutes les informations requises doivent être téléchargées en ligne via votre compte d'entreprise et seules les informations soumises via la plateforme seront prises en compte.
Cliquez ici pour lire le manuel d'utilisation du compte de l'entreprise pour apprendre à utiliser la plateforme.
Vous devriez pouvoir accéder à votre compte d'entreprise en vous connectant à votre compte personnel. Si ce n'est pas le cas, veuillez contacter l'équipe AOP.
Les emplacements de signalisation sont sélectionnés directement sur la page du produit. Il suffit de sélectionner l'emplacement disponible avant de l'ajouter à votre panier.
Tous les assignations sont complètement transparents et vous pouvez voir les résultats sur le plan de signalisation en ligne à tout moment.
Pour revérifier votre emplacement ou votre horaire, vous pouvez le faire par le biais de votre compte d'entreprise onglet planification logistique. Veuillez noter que vous devez être connecté pour y avoir accès.
Tous les exposants ont l'obligation de se conformer à la politique de non-concurrence des AOP :
a) Une entreprise ou un laboratoire exposant ne peut pas organiser de séminaires, d'ateliers, de cours auxquels participent des délégués (médecins, infirmières, etc.) pendant la durée de l'exposition :
Tous ces événements doivent être organisés par l'organisateur - panneaux publicitaires, réunions, formations, événements sociaux - tous disponibles dans le catalogue de produits.
b) Si l'AOP ne propose pas le type d'événement que vous souhaitez et que votre organisation de cet événement a été acceptée par le Secrétariat, l'événement doit en outre obtenir l'approbation du Comité scientifique en ce qui concerne les bonnes pratiques de l'art de la médecine en soumettant :
c) Si le Secrétariat l'accepte, l'événement ne doit pas demander de frais d'inscription à ses participants.
La collecte, le traitement et l'utilisation des données personnelles par AOP sont conformes au règlement général européen sur la protection des données (GDPR). Consultez le chapitre 9 pour les détails.
En ce qui concerne les données personnelles à partager pour l'activité de lecture de badges, ces informations :
L'Académie AOP offre désormais la possibilité à une entreprise d'avoir sa propre page web dédiée, libre de la concevoir et de la remplir avec des informations sur les produits, des articles d'actualité, le profil de l'entreprise, etc. En outre, la page contient tous les webinaires de l'entreprise et le contenu sponsorisé réalisé pendant les congrès AOP avec une excellente visibilité vers tous nos membres et les visiteurs du site. Elle fonctionne comme une plateforme tout-en-un pour mettre en valeur une entreprise.
Vous pouvez visualiser le produit dédié à travers la Plateforme de l'Académie AOP.
Une subvention éducative est une forme de soutien financier inconditionnel. Les fonds sont alloués pour couvrir les coûts spécifiques de l'activité qui sont liés à la fourniture d'une activité équilibrée, précise et scientifiquement indépendante.
La répartition des fonds est détaillée dans le document "Subvention éducatives - Détails de l'activité", qui peut être téléchargé à partir de chaque liste de produits.
Les subventions sont le moyen pour l'industrie de soutenir une médecine impartiale fondée sur des preuves, puisque le contenu scientifique est entièrement développé et choisi par le comité scientifique. À leur tour, en raison de leur statut objectif et protégé, ces sessions sont éligibles pour l'accréditation CME.
Suite à une session accordée, l'entreprise recevra un rapport dûment complété avec les éléments suivants :Cliquez ici pour plus d'informations sur les subventions éducatives.
Les sessions de subvention éducatives sont éligibles pour les crédits de formation médicale continue. Elles diffèrent donc d'une session sponsorisée car elles doivent se conformer aux règles des organismes d'accréditation. C'est pourquoi c'est le conseil scientifique de l'AOP qui prend la décision finale concernant le contenu et les conférenciers pour ces sessions.
Dans le cas d'une subvention éducative avec conférence, votre entreprise propose un orateur et un sujet. Dans le cas d'une subvention éducative avec support visuel, votre soutien est visible par le placement de logos en ligne.
Dans la plupart des cas, une seule entreprise peut subventionner un webinaire, mais il existe quelques webinaires spéciaux avec de multiples supporters - veuillez vérifier les produits disponibles pour la date et le thème de votre choix en consultant la page du produit à l'adresse suivante AOP Academy.
Dans les deux cas, les sujets et le programme sont sous la seule responsabilité du comité scientifique de l'Académie AOP et le contenu reste strictement scientifique (non sponsorisé).
Regardez ici pour un exemple de webinaire accepté.
Seules les entreprises disposant d'un stand peuvent effectuer un sondage pendant le congrès, dans les conditions suivantes:
Veuillez noter que AOP se réserve le droit d'annuler l'autorisation si le sondage perturbe le déroulement du congrès, et par conséquent, affecte la sécurité de ses participants.
Si vous souhaitez réaliser une enquête en ligne, veuillez le faire en commandant le produit de sondage via notre site web
Un discours en direct fait référence à une conférence/présentation donnée pendant une durée déterminée directement sur votre stand par l'orateur de votre choix.
Pour faire un discours en direct sur votre stand, vous devez obtenir l'accord écrit préalable d'AOP.
L'autorisation dépend de :
Si vous souhaitez effectuer un discours en direct sur votre stand, veuillez envoyer un e-mail a l'équipe de vente avec les informations suivantes:
Si vous souhaitez effectuer une démonstration en direct sur votre stand, veuillez vous référer à la séction 4 du FAQ.
Tout achat effectué par un participant doit l'être en échange d'une facture officielle. Pour cela, votre entreprise doit être légalement enregistrée dans le pays où se déroule le congrès.
Si votre entreprise n'est pas enregistrée, vous avez deux possibilités;
Il incombe à l'exposant d'obtenir les licences de marketing et de commercialisation correspondantes pour les produits qui sont exposés, promus ou utilisés pendant l'événement.
Le produit ou le dispositif doit être légalement autorisé par les autorités locales du pays où se déroule l'événement. Les produits sans autorisation ne sont pas autorisés à être promus.
Veuillez noter que certains pays peuvent fournir un "permis temporaire".
Il est interdit de distribuer des Leaflet ou tout autre matériel promotionnel ailleurs que dans les stands d'exposition. Les Leaflets distribués à tout autre endroit du site seront retirés par l'Organisateur.
Le nombre de badges inclus est déterminé par votre niveau de parrainage (c'est-à-dire votre investissement total), même si l'entreprise a exceptionnellement réservé deux stands. Le nombre de badges par niveau de parrainage peut être vérifié sur le site Web de la conférence au niveau du guide des exposants.
NOTA:
- Le badge d'exposant n'est valable que pour les représentants du secteur
- Le badge de médecin n'est valable que pour les médecins
Les badges enregistrés pour la mauvaise spécialité (par exemple, le badge d'exposant enregistré pour un médecin / le badge de médecin enregistré pour un représentant de l'industrie) seront automatiquement annulés une fois que les informations soumises seront validées. Aucune modification ni aucun remboursement ne sont autorisés.
Lors de l'inscription, les coordonnées complètes du participant sont demandées. Les badges sont donc nominatifs, une fois que l'inscription a été traitée et validée, elle ne peut plus être modifiée.
AOP fournit automatiquement ce badge à l'orateur sélectionné par l'entreprise. Ces badges sont nominatifs et DOIVENT être utilisés par le conférencier de l'activité sponsorisée, qu'il fasse une présentation lors de son symposium, une démonstration en direct ou une conférence sponsorisée. Ces badges ne peuvent pas être transférés ou partagés avec une autre personne et donnent au conférencier l'accès à sa (ses) propre(s) conférence(s), aux sessions sponsorisées et à l'espace d'exposition (le cas échéant) uniquement.
Si vous souhaitez fournir à votre conférencier un badge de médecin afin qu'il puisse accéder à toutes les sessions scientifiques, vous pouvez commander le badge de médecin un par un (ou en groupe pour bénéficier d'un tarif réduit) par l'intermédiaire de votre site Web au niveau du compte de l'entreprise.
Les badges d'exposants donnent accès à l'espace d'exposition et aux sessions sponsorisées.
L'accès aux sessions scientifiques est réservé aux participants munis d'un badge de type "délégué". Si vous souhaitez assister à ces sessions, votre badge d'exposant doit être surclassé pour un coût supplémentaire, payable soit au bureau d'accueil de la conférence, soit en nous envoyant un e-mail à
registration@aopcongress.com.
En tant que conférence médicale accréditée, nous sommes tenus de respecter chaque spécialité et de promouvoir une pratique médicale sûre. Pour cette raison, nous devons maintenir l'accès aux sessions scientifiques limité aux médecins ou aux non-médecins qui exercent dans un environnement médical ; en savoir plus sur cette distribution d'accès.
Chaque badge est nominatif, c'est pourquoi chaque participant doit récupérer son badge lui-même au bureau d'accueil dédié sur place :
en présentant les éléments suivants :
Reportez-vous au chapitre moments clés sous l'onglet "Planifier votre voyage" de notre site web pour en savoir plus sur les heures d'ouverture du bureau d'inscription.
Vous êtes les bienvenus si vous souhaitez amener votre propre photographe.
Pour inscrire votre photographe, veuillez suivre les étapes suivantes :
Si vous souhaitez obtenir une liste des photographes que nous utilisons, faites-le nous savoir et nous pourrons vous en envoyer une en fonction de vos besoins.
Si vous avez besoin d'un hébergement pendant le congrès, veuillez vous référer à l'adresse suivante réservation d'hôtel chapitre sous l'onglet "Planifiez votre voyage" sur notre site web pour en savoir plus.
À partir de 10 badges, vous pouvez profiter de grandes réductions sur les réservations de badges !
Plus vous achetez de badges, plus vous bénéficiez de réductions.
Lisez les directives pour l'inscription des groupes (vous pouvez également les télécharger ici).
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.
La base de données de l'AOP est déclarée à la Commission Nationale de l'Information et des Libertés (CNIL), sous le numéro 1161141. A ce titre, AOP n'est pas autorisé à transférer les données de sa base de données à une société extérieure.
Pour obtenir une liste de participants, nous vous conseillons d'acheter les produits appropriés
1) Pour les congrès: louez un scanner de badges sur place. Une fois que vous avez signé l'accord de confidentialité, les données du scanner de badges sont envoyées par e-mail dans les deux semaines suivant la conférence.
NOTA: En ce qui concerne le produit "Badge Scanner", nous avons mis en œuvre le processus ci-dessous, conformément aux nouvelles lois sur la protection des données :
2) Pour les webinaires : achetez le produit prospects comme option à votre webinaire sponsorisé. Une fois que vous avez signé l'accord de confidentialité, les données relatives aux téléspectateurs inscrits, aux téléspectateurs en direct et aux téléspectateurs des reprises sont fournies.
NOTA: En ce qui concerne le produit "Lead", nous avons mis en œuvre le processus ci-dessous, conformément aux nouvelles lois sur la protection des données :
AOP ne partage aucune information concernant la faculté ou la politique de subvention AOP avec une entité externe. Seul le membre de la faculté lui-même peut choisir de partager ses informations personnelles ou toute information concernant sa bourse de la faculté.
Le nombre total de participants est annoncé à la fin du congrès.
Cependant, et parce que le congrès mondial annuel des AOP a connu une croissance de 10% chaque année depuis sa première édition, nous nous basons sur ces chiffres pour rester réalistes et vous présenter un nombre de participants :
Afin que AOP puissent offrir aux participants et aux exposants la plus haute qualité, l'organisation et la logistique de tous les services utilisés pour les événements et/ou activités pendant un congrès AOP doivent être organisées directement par le secrétariat AOP.
Par conséquent, pour le recours à TOUT fournisseur de services externe, l'approbation préalable du secrétariat AOP doit être reçue.
> Si votre entreprise souhaite faire appel à un fournisseur externe pour des services qui sont fournis directement par AOP, des frais de service supplémentaires seront appliqués.
Cette politique garantit la maîtrise de tous les services qui se déroulent pendant les événements de A à Z.
La sécurité des personnes présentes et des participants est notre principale préoccupation, c'est pourquoi trois facteurs doivent être pris en considération :
Pour le reste, profitez de la ville et profitez de votre voyage. N'oubliez pas de jeter un coup d'œil à la section Planifiez votre voyage du site web pour voir des activités ludiques à réaliser.
En cas de force majeure, l'événement peut être déplacé à une date ou un lieu different, annulé complètement, ou le calendrier modifié en raison d'incidents indépendants de la volonté de quiconque, de circonstances atténuantes hors du contrôle des AOP (telles que, mais sans s'y limiter, une grève générale, les invasions, les hostilités, les guerres, les émeutes, les urgences sanitaires ou autres situations similaires empêchant l'exécution du contrat) ou d'actes de Dieu (tels que, sans s'y limiter, les épidémies, les floods, les éruptions volcaniques, les tremblements de terre ou autres convulsions de la nature et autres actes).
Dans le cas d'une annulation causée par, ou résultant, directement ou indirectement d'une Force Majeure (tel que ce terme est défini dans la phrase précédente), une politique d'annulation et de remboursement spécifique s'applique. Veuillez vous référer au chapitre 2.6. Limitation de la responsabilité et au guide de l'exposant pour plus de détails.
Tous les exposants participants doivent être entièrement assurés, y compris, mais sans s'y limiter, contre les risques pour leurs biens et marchandises, la responsabilité civile et les pertes ou dommages causés par des raisons circonstancielles telles que le feu, l'eau, le vol et les accidents, ainsi que les responsabilités des tiers, et ce document peut être exigé à tout moment par l'organisateur.
L'exposant s'engage à assurer, indemniser et dégager de toute responsabilité l'AOP en ce qui concerne tous les coûts, réclamations, demandes et dépenses auxquels l'AOP pourrait être soumis de quelque manière que ce soit à la suite de toute perte subie par le public ou toute personne présente à l'événement, causée par un acte ou un manquement des exposants et de leurs affiliés, agents et entrepreneurs.
L'assurance doit couvrir toutes les réclamations de tiers et tous les dommages résultant ou découlant d'une négligence, d'actes ou d'omissions, ou d'une faute intentionnelle de l'exposant, de ses administrateurs, dirigeants, employés, représentants, entrepreneurs, invités ou hôtes*.
AOP ne sera donc pas responsable vis-à-vis de l'exposant ou de toute autre personne pour
AOP ne peut être tenu responsable des biens volés avant, pendant et après le congrès. la société exposante doit surveiller ses biens à tout moment.
*Par exemple : Si, au cours d'une démonstration ou d'une conférence, un accident de quelque nature que ce soit, causé par un représentant de l'entreprise ou un orateur invité par l'entreprise, endommageait le lieu ou l'un de ses équipements, l'entreprise et l'orateur seraient tenus pour responsables et leur assurance devrait couvrir l'incident, en répondant à la demande.
Découvrez comment AOP lutte contre le COVID-19 ICI.
Chez AOP, nous avons toujours donné la priorité au bien-être de nos participants, conférenciers et sponsors à tous les niveaux. Protégez-vous et protégez les autres contre le covid-19.
Tous les exposants AOP, pour récupérer leur badge, doivent se présenter à l'arrivée :
• Pièce d'identité
• Lettre de confirmation
• Pass sanitaire*, preuve de soit:
• Statut de vaccination complète
• Récupération récente du Covid
• Test PCR ou antigène Covid négatif effectué dans les 72 heures précédentes
*Le pass sanitaire peut se présenter sous la forme d'un QR code ou de tout justificatif (test papier antigène,...). Il pourra vous être demandé de le présenter à nouveau pour toute nouvelle entrée au congrès.
Le port du masque est obligatoire à tout moment - sauf lorsque vous parlez sur scène.
Ces mesures sont constamment mises à jour pour s'adapter à l'évolution de la situation pandémique et aux règles de sécurité recommandées par les autorités sanitaires internationales.
Il existe un ensemble de règles à respecter sur le lieu d'exposition, afin d'assurer le bon déroulement et la sécurité d'un congrès.
Le document "Rules and Regulations" doit être rempli par les sociétés exposantes. Il a été généralisé pour toutes les conférences AOP et s'applique à tous les exposants.
Il vise à :
1. Droit du travail
2. Douane (pour les matériaux ou produits provenant de l'étranger)
3. Hygiène (pour les aliments ou les espèces animales)
4. Licences des produits : il incombe aux exposants d'obtenir les licences de marketing et de commercialisation correspondantes des produits qui sont exposés, promus ou utilisés pendant l'événement.
Le produit ou le dispositif doit être légalement autorisé par les autorités locales du pays où se déroule l'événement. Les produits sans licence ne sont pas autorisés à être promus.
5. Licences médicales : tout acte médical organisé par l'exposant pendant l'événement doit être exécuté par des médecins qualifiés et autorisés à le faire conformément à la loi et aux règlements du pays où l'événement a lieu. Veuillez noter que de nombreux pays exigent la délivrance d'une "licence temporaire" pour que le médecin puisse effectuer légalement un acte médical/une demande. Veuillez vous référer à chapitre 4.4. Comment puis-je faire une démonstration en direct ? pour plus d'informations.
Des images (photographies ou vidéos) peuvent être autorisées sur autorisation écrite de l'organisateur, dans l'enceinte de l'événement. Cette autorisation peut être retirée à tout moment. Un test de toutes les prises de vue sera remis à l'organisateur dans les fifteen jours suivant la clôture de la manifestation. Les photos et vidéos ne sont jamais autorisées pendant les séances.
Veuillez consulter chapitre 8.6. Comment puis-je enregistrer notre photographe personnel ? pour les étapes de l'enregistrement d'un photographe.
Les prises de vue par les visiteurs sont interdites par AOP. La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des exposants.
L'exposant est tenu d'autoriser la photographie de son stand et/ou des objets exposés par les services de staff professionnels de l'AOP ou autorisés par celle-ci. Ces clichés sont susceptibles d'être utilisés ultérieurement dans tout catalogue ou matériel publicitaire publié par l'organisateur, sans que l'Exposant puisse prétendre à une quelconque compensation en contrepartie.
AOP détient les droits d'auteur de tout le matériel éducatif présenté ou dérivé de ses réunions, tel que : enregistrements vidéo de démonstrations en direct / symposiums / documents à distribuer / posters / résumés / synopsis de présentation. Les informations présentées lors des congrès AOP ne peuvent être publiées ou diffusées dans aucun média dans leur format original (à l'exception des communiqués de presse). Par conséquent, toutes les sessions sponsorisées telles que les démonstrations en direct, les symposiums et les conférences sont des produits dérivés AOP et sont la propriété AOP.
Une fois que le produit acheté a été livré, vous êtes invité à partager avec nous tout commentaire ou suggestion que vous pourriez avoir sur ce produit !
En outre, il vous sera demandé, à la fin de chaque conférence, de soumettre votre formulaire d'évaluation dans lequel vous pourrez donner votre avis sur le congrès. Nous accueillons également les commentaires de nos exposants tout au long de l'année.
Veuillez envoyer vos commentaires et suggestions à contact@aopcongress.com.
Nous apprécions vos commentaires et continuons à travailler ensemble pour faire de tout événement à venir un atout pour nous tous.
La crise sanitaire mondiale de 2020 a poussé les événements du monde entier à se remettre en question et à passer du format physique au format virtuel.
Chez AOP nous pensons qu'un rassemblement physique est crucial pour une expérience d'apprentissage réussie avec des interactions et des échanges d'idées significatifs, et nos conférences visent à rester dans le format physique autant que possible.
Mais, et parce que " quelque chose de bon sort de chaque crise " (Dave Pelzer), nos conférences physiques sont désormais complétées par une expérience virtuelle complète qui sera délivrée sous un format HYBRID.
Bien que l'expérience éducative et le contact humain qui nous caractérisent restent au premier plan, nous comprenons également que certains participants ne pourront pas assister physiquement au congrès. C'est pourquoi tous les participants ont la possibilité de passer d'un badge physique à un badge virtuel.
Ce nouveau format de conférence HYBRID (physique et virtuel) garantit que les participants du monde entier ne manqueront aucun contenu scientifique et élargit votre portée en tant que sponsor, puisque vous n'êtes plus limité par les limites de votre espace de stand.
S'il s'avère vraiment impossible d'organiser une partie physique de la conférence, celle-ci passera alors à un format virtuel. (Consultez le chapitre 11.3)
Pour une explication complète sur la "présence virtuelle", veuillez consulter notre FAQ delegates 4.1.
Selon le format de la conférence, votre participation est la suivante :
• Si le format de la conférence est "hybrid", le sponsor doit réserver un stand physique comme d'habitude (avec tout autre produit du catalogue de produits). Ils peuvent choisir, et sont fortement encouragés à compléter leur participation par une présence en ligne sur la plate-forme virtuelle.
• Si le format de la conférence est "virtuel", le sponsor bénéficiera d'une participation virtuelle unique pour atteindre son public et ses clients dans le monde entier.
Notre guide des sponsor indique clairement quels produits sont virtuellement livrables.
Il existe encore de nombreuses incertitudes en France et dans le monde. En tant qu'organisateur de congrès internationaux, nous tenons compte des lois locales, des directives du pays d'accueil, ainsi que des restrictions imposées par les pays d'origine de nos participants.
Comme indiqué dans le Chapitre 2.6. Limitation de responsabilité,
tout changement de format serait uniquement en cas de Force Majeure ou en cas de non-respect du nombre prédéterminé d'inscriptions physiques. Ce deuxième filet de sécurité est conçu pour protéger votre investissement en tant que sponsor en vous assurant que vous disposez toujours d'un public complet pour vos efforts de marketing.
Tout changement de format sera suivi d'une communication et de politiques claires, précises et équitables pour nos intervenants, délégués et sponsors.