1.5. Modifications du programme

Veuillez noter que si les intervenants, les expositions et les sessions ont été confirmés au moment de la publication, des circonstances indépendantes de la volonté des organisateurs peuvent entraîner des substitutions, des modifications ou des annulations.

À ce titre, l'AOP se réserve le droit de changer ou de modifier les conférenciers, les expositions et les sessions annoncées si nécessaire, sans responsabilité. Toute substitution ou modification sera mise à jour sur notre portail et notifiée dès que possible.

2. Compte orateur

2.1. Comment puis-je me connecter à mon compte d'intervenant ?

Si c'est la première fois que vous vous connectez à votre compte, veuillez nous contacter par e-mail ICI pour obtenir vos informations d'identification. Si vous avez déjà créé un compte AOP auparavant, connectez-vous à votre compte en cliquant sur Login dans le coin supérieur droit de votre écran et saisissez vos informations d'identification.

-> Votre nom d'utilisateur est votre adresse électronique
-> Votre mot de passe* est celui, personnel et privé, que vous avez choisi lorsque vous avez créé ce compte

*Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez toujours le réinitialiser en cliquant ici.

2.2. J'ai oublié mes identifiants de connexion et/ou mon mot de passe, comment puis-je les récupérer ?

IDENTIFIANTS - si vous avez déjà participé à l'un de nos congrès, alors :

• vous avez créé un compte
ou
• un compte a été créé pour vous

MOT DE PASSE - cliquez ici pour réinitialiser votre mot de passe.

NOTA: n'oubliez pas de vérifier le lien de réinitialisation dans votre boîte de courrier indésirable s'il n'apparaît pas dans votre boîte de réception principale.

2.3. Que puis-je faire via mon compte d'intervenant ?

Une fois que vous êtes sélectionné pour devenir un orateur dans le cadre de l'un de nos congrès, un compte d'orateur sera mis à votre disposition sur notre site web qui vous permettra d'accéder à toutes les informations concernant votre participation.

Grâce à votre compte d'intervenant, vous pourrez :

- consulter le programme de vos conférences et le statut de vos résumés
- - soumettre des résumés connexes et des informations sur les conflits d'intérêts.
- consulter et accepter votre politique de subvention pour les conférenciers
- réserver votre hôtel (le cas échéant)
- consultez et répondez à toute planification d'événement social
- mettre à jour vos informations personnelles et votre biographie
- obtenir votre/vos certificat(s) de participation
- et bien plus encore...

3. Soumission de résumés

3.2. Quelles sont les consignes pour soumettre un ou plusieurs résumés ?

Concernant la soumission des résumés:
- Veuillez lire attentivement le Directives relatives aux résumés et politique en matière de conflits d'intérêts avant toute soumission de résumé.

Concernant le droit d'auteur et la politique de confidentialité
- La soumission d'un résumé implique qu'il a été approuvé par tous les auteurs listés. Le conseil scientifique de l'AOP se réserve le droit de prendre la décision finale concernant la forme de la présentation. Dans le cadre de la soumission, l'auteur accorde à l'AOP le droit exclusif de publier le résumé, et un droit non exclusif de publier, reproduire, distribuer, afficher et stocker le résumé dans le monde entier sous toutes les formes (y compris les programmes et sites web de l'AOP, qu'il s'agisse de versions imprimées ou numériques). Aucune redevance ne sera versée à l'auteur par l'AOP pour la licence accordée ici. En dehors de ce qui précède, l'auteur conservera les droits d'auteur de son résumé.

L'auteur du résumé peut également autoriser l'AOP à publier le résumé et la vidéo de la présentation finale sur la plateforme d'apprentissage en ligne AOP Academy.

Pour toute question, veuillez contacter le Secrétariat scientifique à l'adresse suivante scientific@aopcongress.com

3.3. Quelles sont les dates limites pour envoyer le(s) résumé(s) pour le congrès ou obtenir une réponse ?

La date limite de soumission d'un résumé pour l'un de nos événements est fixée à un mois au maximum avant la date de l'événement. Les résumés reçus moins d'un mois avant l'événement ne seront pas pris en considération.

Une fois soumis, votre résumé sera examiné par le Conseil scientifique et vous recevrez une réponse définitive quant à son inclusion ou non :

- Idans le cas d'un congrès : 3 mois avant la date de début du congrès
. - Dans le cas d'un événement d'e-learning : 1 mois avant la date de début de l'événement (comme les webinaires, etc.).
Des instructions détaillées concernant les exigences et les instructions pour les présentations orales et électroniques seront également fournies à ce moment-là..

Exemple de délais :
- La date du congrès/événement est : 1er août
- Date limite de soumission des résumés : 1er juillet
- La notification d'inclusion sera reçue à partir du 1er mai

3.4. Comment puis-je vérifier si mon ou mes résumés ont été inclus dans le programme scientifique ?

Pour vérifier le statut d'un résumé que vous avez soumis, vous devez vous connecter à votre compte personnel ici. Une fois connecté, vous devez sélectionner le congrès pour lequel vous avez soumis un résumé et cliquer sur l'onglet "Vérifier votre programme de présentation mis à jour".

• Si votre résumé a été accepté : la mention "résumé accepté" sera visible sur votre compte personnel et le secrétariat scientifique vous contactera pour vous indiquer les prochaines étapes à suivre. En règle générale, pour les abstracts soumis spontanément et sélectionnés pour la contribution aux sessions scientifiques, l'inscription au congrès est obligatoire. (veuillez vous référer à la faq 4.1 pour plus d'informations).
• Si votre résumé n'a pas été sélectionné : La mention "résumé refusé" sera visible sur votre compte personnel. Bien que le contenu de votre travail puisse être très intéressant, si les sessions sont complètes, nous ne sommes plus en mesure d'introduire vos résumés dans notre programme et nous vous invitons à les soumettre à nouveau pour un autre de nos événements à venir.

4. Consignes pour les sessions et présentations

4.1. Où puis-je consulter l'horaire de ma (mes) présentation(s)?

Votre planning de communications est consultable à tout moment sur votre compte orateur. Connectez-vous à votre compte ici, et reportez-vous au chapitre "Programme de présentations" du congrès correspondant.

4.2. Comment puis-je télécharger mes présentations ?

1. PRÉSENTATIONS AU CONGRÈS

Toutes les présentations doivent être téléchargées dans le serveur central du congrès (il n'est pas possible de brancher sa clé USB ou son ordinateur dans les salles de conférence).

Deux options sont disponibles :
> Téléchargement en ligne (via le compte orateur) pendant 1 à 2 semaines avant le début du congrès
> Salle de téléchargement (sur place) tous les jours d'ouverture du congrès

Comment puis-je télécharger mes présentations en ligne ?
-Connectez-vous sur votre compte orateur
-Ouvrez le tableau de bord du congrès concerné
-Ouvrez le menu "Programme des présentations"
-Déposez vos fichiers (le cas échéant) dans la colonne "Fichier de présentation"

Instructions pour le téléchargement en ligne :
-Merci de ne télécharger que les fichiers *finalisés*
-Formats acceptés : PowerPoint (.pptx) et Keynote (.key)
-Taille maximale d'un fichier : 2 Go

Lorsque le téléchargement en ligne n'est plus disponible, les présentations doivent obligatoirement être téléchargées sur place.

2. WEBINARS

Tous les orateurs de la session sont connectés en direct et doivent suivre les étapes de préparation suivantes : 

• Nos équipes prendront rendez-vous avec vous pour tester votre connexion à distance et vous donner des instructions détaillées sur le déroulement du direct. 
• Notre Secrétariat Scientifique vous demandera de télécharger votre fichier de présentation sur votre compte orateur. Vous êtes tenu(e) de présenter votre communication en direct.
• Le jour du webinar, connectez-vous au moins une demi-heure avant le début du direct.

 

4.3. Quelles sont les exigences pour ma (mes) présentation(s) ?

Conseils de présentation:
N'oubliez pas que la lisibilité est bien plus importante que le style > restez simple et clair.

• Langue: les présentations doivent être rédigées et présentées en anglais.
• Format: sauvegarder vos présentations soit au format Keynote (.key), soit au format Powerpoint 2007-2018 (.pptx), soit au format Prezi (voir téléchargement pour les exigences Mac) ici). Le ratio recommandé est celui de l'écran large (16:9), mais le ratio standard (4:3) est également autorisé. Le "mode présentateur" ne sera pas disponible pendant votre présentation.
• Police : sélectionnez votre police avec soin (Arial ou Calibri plutôt que Times New). Les polices étroites ne sont pas recommandées.
• Font size (remote lecture): smallest font size should be 20. To check:look at your screen from from 6 ft (2m) away, and then from 12 ft (3,5m)
• Taille de la police (conférence sur site):la plus petite taille de police devrait être 28. Pour vérifier : regardez votre écran à une distance de 1,5 m, puis de 2 m
Si vous ne pouvez pas le lire, votre public ne le pourra pas non plus !
• Diapositives: ils seront lancés par notre équipe AV au début de votre conférence, mais vous recevrez une télécommande pour les lire vous-même. Évitez d'inclure des animations stylisées dans les diapositives (texte apparaissant ou image se déplaçant "au clic"), afin d'assurer un déroulement fluide de votre présentation.
• Couleur: choisissez une couleur lisible
• Bullet points: il est recommandé de les utiliser afin de transmettre votre message. Si des graphiques sont nécessaires, rendez-les aussi clairs que possible.
• Vie privée des patients: vous devez vous assurer que la confidentialité des patients qui apparaissent dans l'un ou l'autre de vos documents reste intacte.

Exigences techniques (pour les webinars uniquement) :
• Un minimum de 10 Mbps de vitesse de téléchargement à partir de votre connexion internet : testez ici
• Une connexion filaire au lieu du WIFI (si possible)
• Le navigateur web "Chrome"
• Un casque avec micro, connecté à votre ordinateur
• Une webcam (ou la caméra embarquée de votre ordinateur) et un bon éclairage devant vous. Pendant le direct, votre présentation sera diffusée par notre technicien : vous verrez vos diapositives directement dans le flux vidéo. Même si vous ne voyez que vos diapositives dans le flux vidéo, les participants verront à la fois votre webcam et les diapositives : n'oubliez donc pas de sourire !

4.4. Qui peut voir ma (mes) présentation(s) ?

Sauf mention contraire, les présentations sont disponibles en replay sur AOP Live pendant les 2 semaines suivant le congrès. Après cette période, les présentations sont publiées de façon permanente sur notre plateforme d'e-learning AOP Academy (sur accord de chaque orateur).

4.5. Quel est le rôle du modérateur d'une session ?

Des modérateurs peuvent être sélectionnés par le Comité Scientifique pour différentes sessions du congrès.

Chaque modérateur est chargé des missions suivantes :
-Veiller à ce que le timing des présentations soient respectés
-Maintenir l'impartialité du contenu des sessions scientifiques*
-Rythmer la session et favoriser la discussion lors des questions-réponses

Après le congrès, le Secrétariat Scientifique demandera à chaque modérateur de noter individuellement et anonymement toutes les présentations de la ou des sessions qu'il a modérées par le biais d'un lien.

* dans le cas où un contenu biaisé est présenté, les modérateurs ont le droit de demander gentiment à l'orateur de passer à une autre partie de sa présentation, d'être comparatif ou d'arrêter la présentation.

4.6. Qu'est-ce qu'un e-poster et comment cela fonctionne-t-il ?

Un e-poster est une version électronique d'un panneau d'affichage traditionnel, présentant la recherche scientifique par le biais d'images, de graphiques et de tableaux avec une mise en page visuelle attrayante. Veuillez consulter les directives relatives aux résumés pour plus de détails.

• Format:
  - Les références doivent être incluses dans le poster électronique
  - Les logos de produits et/ou de l'industrie ne sont pas autorisés sur le poster électronique.
  - La diapositive de divulgation sera automatiquement montrée avant la présentation du e-poster. Si la divulgation du soutien commercial n'est pas honnêtement déclarée, l'e-poster ne sera pas accepté.
• Soumission: vous devez soumettre votre e-poster en ligne via la plateforme de soumission des résumés.
• Affichage: tous les e-posters sont accessibles sur des écrans tactiles interactifs dans l'espace e-poster de chaque congrès (vérifiez le plan de circulation du congrès correspondant pour trouver son emplacement) ou dans le cas d'un congrès virtuel, dans le chapitre dédié. Ils sont accessibles à tous les participants qui peuvent ainsi rechercher et lire les e-posters qui les intéressent.



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5. Inscriptions et subventions éducatives

5.1. Une fois le(s) résumé(s) soumis, dois-je payer les frais d'inscription ou suis-je déjà inscrit ?

Pour les résumés reçus spontanément, veuillez noter qu'ils doivent d'abord être examinés par le Conseil scientifique pour confirmer leur acceptation dans le programme scientifique. Une fois qu'ils ont été acceptés, veuillez noter que l'inscription au congrès reste obligatoire.
Veuillez vous inscrire en ligne.




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5.2. Quels sont les différents types d'intervenants que la conférence reçoit ?

Chez AOP, la diversité et l'excellence des intervenants sont devenues notre marque de fabrique. Le congrès distingue 3 types de orateurs :


• ORATEURS INVITES: sélectionné et invité par le Conseil scientifique et intervenant strictement dans le cadre de sessions scientifiques non sponsorisées.
• ORATEURS COMMUNICATION LIBRE: tout médecin qui soumet un résumé scientifique par le biais du site web dédié aux AOP et qui a été sélectionné par le Conseil scientifique pour faire partie des sessions de contribution. Seules les soumissions qui correspondent aux besoins scientifiques du programme sont sélectionnées. En règle générale, pour les résumés qui ont été acceptés, l'orateur est tenu de s'inscrire au congrès.
• INTERVENANTS DE L'INDUSTRIE: les orateurs qui sont invités par une société de parrainage à s'exprimer uniquement dans le cadre de sessions parrainées, clairement identifiées comme telles.
Veuillez vous référer à notre faq générale pour plus d'informations sur les accès aux badges pour les orateurs mentionnés ci-dessus.



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5.3. Les conférenciers qui donnent une conférence dans le cadre d'une activité sponsorisée doivent-ils avoir un badge ? (ex : conférence d'un invité industriel, démonstration en direct, symposium)

Un badge "conférencier industriel" est fourni aux conférenciers invités par une société de parrainage, ce qui leur permet d'accéder aux sessions parrainées et à l'espace d'exposition pendant le congrès. S'il souhaite avoir accès aux sessions scientifiques, une inscription supplémentaire est obligatoire. L'entreprise peut l'inscrire directement via son compte en ligne.

NOTA: les intervenants se produisant dans un village de formation sont tenus de s'inscrire au congrès.




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5.6. Comment réserver mon hôtel?

Rendez-vous sur l'onglet Participation du congrès de votre choix et réservez votre hôtel par l'intermédiaire du site web de la Commission européenne. Planifiez votre voyage pour bénéficier de prix spéciaux négociés dans un ou plusieurs hôtels sélectionnés.

Les conférenciers de la faculté doivent d'abord se connecter à leur compte de conférencier et se référer au chapitre "Logement" pour obtenir plus de détails.

 


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5.7. Où puis-je récupérer mon badge ?

Vous pouvez récupérer votre badge au bureau dédié aux conférenciers sur place.
Veuillez apporter les éléments suivants avec vous :

• Justificatif d'identité (par exemple, carte d'identité, passeport, permis de conduire, etc.)
• Carte de visite (le cas échéant)
Reportez-vous au chapitre "Moments clés" sous l'onglet "Planifier votre voyage" de notre site web pour en savoir plus sur les heures d'ouverture du bureau d'accueil.



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6. Accréditation

6.1. Comment puis-je obtenir mon certificat de participation à la conférence ?

Pour obtenir votre certificat de participation, il est nécessaire de vous connecter à votre compte et de soumettre le formulaire d'évaluation en ligne qui sera automatiquement disponible à la fin du congrès. Une fois le formulaire rempli, vous recevrez un courriel contenant un lien vers votre certificat de participation. Votre certificat pourra également être téléchargé à tout moment sur votre compte AOP, dans la section "Participations". ici.  

Si des crédits CME sont offerts pour le congrès, la procédure pour obtenir des crédits CME sera envoyée avec votre certificat.  

NOTA: veuillez noter que chaque congrès a son propre système d'accréditation




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6.2. Comment puis-je obtenir mon certificat de conférencier ?

Pour récupérer votre certificat d'orateur, vous devrez vous connecter à votre compte d'orateur et soumettre le formulaire d'évaluation en ligne qui sera disponible à la fin du congrès. Une fois rempli, votre certificat d'orateur pourra être téléchargé dans votre section "Participations". ici.

L'AOP délivre des certificats uniquement pour les sessions scientifiques, par conséquent nous n'expédions pas de " certificats de conférencier " pour les conférenciers industriels. Dans ce cas, veuillez contacter votre entreprise de parrainage pour obtenir un certificat.




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6.3. Comment puis-je obtenir mes crédits de CME ?

AOP est communément accrédités à plusieurs niveaux en fonction du lieu de la conférence. Le nombre de crédits CME que nous offrons aux participants varie en fonction de la durée du congrès et de l'organisme d'accréditation, étant donné que l'évaluation diffère d'un pays à l'autre.

Si la conférence à laquelle vous avez participé est accréditée, la procédure pour obtenir les crédits CME correspondants sera envoyée avec votre certificat.

Vous pouvez en savoir plus sur l'accréditation en vous rendant sur l'onglet "Accréditation" trouvé dans la page du congrès qui vous intéresse.




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6.4. Qu'en est-il des conflits d'intérêts (COI) ?

AOP insiste sur la transparence dans tous les cours scientifiques, c'est pourquoi chaque intervenant est tenu de divulguer si oui ou non ses présentations ne contiennent aucun parti pris commercial ou soutien financier reçu.

La politique sur les conflits d'intérêts s'applique à toute personne qui est conférencier pendant le congrès ou qui contribue à l'élaboration du programme scientifique ; ceci inclut tous les membres du conseil scientifique et tous les membres de la faculté. Conseil scientifique et tous les membres du corps enseignant.

En tant que membres du conseil d'administration, nous vous demandons de bien vouloir remplir et mettre à jour vos informations sur les pays d'origine chaque année. Veuillez vous référer à votre tableau de bord d'orateur sous le chapitre 'Submit your COI disclosure' pour télécharger le formulaire COI correspondant et le soumettre.




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7. AOP Academy

7.1. Comment ma ou mes présentations peuvent-elles être publiées sur IMCAS Academy ?  

Tous les orateurs doivent remplir et signer un formulaire de "consentement du contributeur" avant ou pendant le congrès. En acceptant ce formulaire de contributeur, vous autorisez la publication de vos présentations sur la plateforme AOP Academy. Les présentations seront publiées en ligne à partir d'un mois après la fin du congrès.

Si vous voulez contribuer avec votre présentation, veuillez nous contacter par e-mail.

Pour plus d'informations sur l'Académie AOP, veuillez cliquer sur le lien suivant ici.

 


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8. Conditions d'annulation

8.1. Politique d'annulation

Si VOUS annulez votre participation pour des raisons personnelles: les "Conditions générales de vente" dans notre FAQ sur les participants prévalent. Nous ne sommes pas tenus de rembourser les frais de voyage ou d'hébergement engagés dans ce cas..

Si VOUS annulez votre participation en raison de restrictions de voyage imposées par votre gouvernement (ou celui du pays hôte), veuillez vérifier les conditions d'annulation auprès de votre agence de voyages ou de votre compagnie aérienne:
> pour les conférenciers ayant le statut de "orateurs libre communication" ou "intervenants de l'industrie", nous ne sommes plus tenus de rembourser les frais de voyage ou d'hébergement encourus dans ce cas.
> pour les orateurs invités, vous serez en droit de soumettre votre demande de remboursement dans le strict respect de la politique de subvention appliquée

Si NOUS annulons la conférence en raison d'un cas de force majeure:
• Pour les "Orateurs libre communication" et les "intervenants de l'industrie":
    > nous n'assumerons aucune autre obligation de remboursement des frais de voyage ou d'hébergement encourus dans ce cas, et nos "Limitations de la responsabilité" s'appliquent.

• Pour les orateurs invités:
    • Si l'annulation survient plus de 60 jours avant l'événement:
    > vous n'aurez droit à aucun remboursement
    • Si l'annulation a lieu moins de 60 jours avant l'événement et que vous avez accepté la politique de subvention par le biais de votre compte d'intervenant:
    > vous serez en droit de soumettre votre demande de remboursement dans le strict respect de la politique de subvention appliquée

Au cas où le congrès devrait être reprogrammé ou reporté, la politique de subvention reste contraignante et tous les orateurs seront automatiquement autorisés à participer au congrès reprogrammé sans aucun autre droit de remboursement.

Si le format de la conférence passe de "présentiel" à "virtuel", votre participation sera automatiquement basculée de physique à virtuelle.






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